Tidigt på hösten 2022 införde Mariehjemmene TimePlan i sin verksamhet. Även om programmet fortfarande är relativt nytt i Mariehjemmenes verksamhet tog vi en pratstund med dem om hur de använder TimePlans tjänster.
Intervjupersonerna bestod av ekonomichef Jan Løjmand, kommunikationskonsulten Hans Meier Andersen och lönekonsulten Kate Bergholdt. Före genomförandet var ingen av de tre bekant med TimePlan, men de valde att undersöka och sedan använda programmet för Mariehjemmene.
Mariehjemmene är en dansk privat, icke-vinstdrivande organisation som har arbetat i 60 år för att se till att deras invånare kan leva precis som de vill. De driver 8 vårdhem och 12 boendeenheter i Danmark samt cirka 600 boenden. Dessutom har de cirka 1 100 anställda som använder TimePlan i varierande grad. Mariehjemmene ser till att deras boende får stöd, närhet och vård i sina hem utifrån deras unika önskemål och behov.
Mariehjemmene sökte på marknaden efter ett program för personaladministration som skulle vara meningsfullt för deras företag - det var då de stötte på TimePlan. De sa: "Vi var inte nöjda med det vi hade, så vi undersökte marknaden. Sedan hamnade vi hos er eftersom ni gjorde en presentation för Mariehjemmene för två eller tre år sedan. En av våra anställda kom ihåg, och då tog vi kontakt med Prakash (en TimePlan-säljkonsult). Och så började dialogen inför implementeringen våren 2022."
TimePlans försäljningskonsulter besöker ofta företagen för att presentera TimePlans produkt och förklara hur programmet fungerar och vad företagen kan använda TimePlan till i sin dagliga verksamhet. Presentationen om TimePlans produkt och hur den kan hjälpa ett företag är vad vår försäljningskonsult Prakash Visvanathan presenterade för Mariehjemmene, vilket de kom ihåg när de bytte ut sitt Workforce Management-system.
Hjälp med planering av skift och insamling av uppgifter
Mariehjemmene förväntade sig att införandet av TimePlan skulle hjälpa dem att lösa problemen med att schemalägga vakter, hantera semestrar och ge hjälp med lönehantering. Dessutom ser de dessutom fram emot lanseringen av TimePlan Analytics i början av våren 2023.
TimePlan Analytics
TimePlan Analytics är vår nyaste modul, som kommer att släppas under de kommande månaderna.Den anpassar ditt företags instrumentpanel i TimePlan och låter dig skapa rapporter. Det är ett verktyg som ger grafiskt definierade instrumentpaneler för de olika parametrarna i TimePlan. Eftersom det är en ny modul kräver den en ny licensnyckel och tillgång till tilläggsmodulerna Lönebudget, Statistik och Exportdata.
TimePlan Analytics är en modul som skapar en översikt över tidsregistrering, schemaläggning och Personaladministration på olika instrumentpaneler. Designen kan anpassas med funktioner som är fördelaktiga för ditt företag. Dessutom kan Analytics-modulen generera data för rapporter om frånvaro eller öppna vakter, samt en kalender med en översikt över födelsedagar och årsdagar. Den här modulen kommer att bli en del av TimePlan i början av 2023.
Mariehjemmene tror att införandet av TimePlan kommer att hjälpa dem att samla in data och skapa ett mer omfattande schema. "Jag tror att TimePlan gör schemaläggarna bättre på att schemalägga. Vi siktar på den gröna schemat", konstaterar de med ett leende. TimePlan kommer att fungera som ett användbart verktyg i deras arbete med frånvaro och spårning av den genom integrering med Evovia, tidigare känt som MUS Schedule.
Att sikta på den gröna listan
När vi frågade Mariehjemmene vad de uppskattar mest med TimePlans arbetsstyrning, påpekade de: "Att saker och ting är korrekta och att vi kan lita på siffrorna. Det är faktiskt en viktig del av det. Men också den gröna listan, som är lite av ett ideal. Vi kan se att cheferna är mycket stolta när de kan visa upp ett grönt schema under möten - så TimePlan ger vissa fördelar. Vi känner också att scheman har blivit säkrare i och med att de är länkade. Det vill säga, den säkerhet som de har i sin dagliga verksamhet ges."
Med tanke på att TimePlan fortfarande är ett nytt program på Mariehjemmene betonar de att data fortfarande utvecklas eftersom "vi saknar naturligtvis fortfarande möjligheten att se en fullständig översikt över resultaten av våra data, eftersom vi bara har haft TimePlan i två månader. Det är fortfarande nytt. Men schemat för grönt skift har blivit lite av en teaser för allting och vad vi kan förvänta oss. Ett schema som inte är grönt är ett slöseri med arbetstid, och det gula schemat kostar oss pengar."
Mariehjemmene påpekar dessutom att de uppgifter som kan erhållas genom TimePlan är viktiga för deras verksamhet, eftersom de visar viktig information för företaget: "Vi hoppas naturligtvis att uppgifterna kan användas mer aktivt än vad vi gör i dag. Det finns många saker där vi sitter och planerar, där vi skulle vilja ha bättre kontroll över vår frånvaro och frånvaropolicy, bland annat. Det är lite lättare om man kan gå in och verifiera det, eftersom vi kan ha bevis för att sjukfrånvaron minskar. Detta kommer att göra oss bättre på att arbeta med det när vi får en fullständig överblick." TimePlan samlar in data under loppet av månader och år, och eftersom det fortfarande är ett nytt genomförande på Mariehjemmene är den fullständiga översikten inte helt tillgänglig efter två månader.
Dessutom kommer de uppgifter som TimePlan producerar för Mariehjemmene att ingå i deras årliga rapportering. De betonar att "vi kommer att diskutera mycket om datadriven kunskap och den information som TimePlan ska tillhandahålla. Det kommer att vara både en daglig uppdatering för chefen, men också en daglig eller uppföljning för styrelsen".
Uppgifterna kommer också att delas mellan Mariehjemmens olika platser, eftersom de på så sätt får en inblick i hur varje home trivs: "Inte minst kommer uppgifterna att delas mellan hemmen, eftersom det är något som vi också vill arbeta med: vad har lyckats för vissa hem och vad har inte lyckats för andra? Vi förväntar oss att få ut en hel del data från detta. Vi talade nyligen om några av kraven i lagen om årsredovisningar som nu gäller effektivitet och produktivitet. TimePlan kommer att vara en del av detta."
En skillnad i deras vardag
Mariehjemmene betonar vikten av en säker verksamhet för deras företag och TimePlan hjälper till att säkerställa detta behov: "Det viktigaste är att ha en säker verksamhet. Till en säker verksamhet hör att ha en pålitlig arbetsrobot och ett schema som är sammanhängande. Vi vet att det kan dyka upp 10 sjukskrivningar en lördagsmorgon och sedan stämmer det inte längre, men i planeringsdelen stämmer det. Och det är grunden för allt annat", uttrycker de.
Dessutom påpekar de att appen är populär bland deras anställda eftersom den är lätt tillgänglig och allt är lätt att nå: "Det har också stor betydelse att de anställda har tillgång till appen; bland annat kan man efteranmäla sig där. Och samtidigt ser designen bra ut."
Upphetsad över TimePlans nya BI-funktion
Mariehjemmene ser dessutom fram emot lanseringen av TimePlans senaste modul. De uttrycker sin spänning genom att säga: "När Analytics kommer ut kommer vi definitivt att vara redo att ta fram en massa siffror, titta på dem och leka med dem, eller hur? Så nu har vi lite data än så länge".
Den nya modulen kommer att vara till hjälp när det gäller datainsamling: "Vi förväntar oss att TimePlan ska hjälpa oss. Det är säkert. Annars skulle det inte finnas någon anledning att införa programmet", säger de med ett leende. "Beslutet är slutgiltigt för tillfället."
Förtroende för TimePlans program
Mariehjemmene ser TimePlan som ett viktigt verktyg som kommer att ge värde åt deras verksamhet när det gäller löneöversikt och schemaläggning.
"TimePlan förvaltar cirka 300-400 miljoner kronor i Mariehjemmene. Tidigare har vi arbetat utan att veta hur de är monterade och används. Att få en överblick över hur kostnaderna hänger ihop och hur de faktiskt används kommer att ge viktig information."
Större säkerhet och bättre överblick är skälen till att Mariehjemmene valde TimePlan: "Om det dessutom blir lättare för de anställda att hitta, byta ut och registrera sin vakter på sin egen mobiltelefon blir den delen också lite enklare. Det borde också hjälpa ledningen med en bättre överblick och större säkerhet - och mer frihet", säger Mariehjemmene och tillägger: "Responsen är att det fungerar riktigt bra."
Om TimePlan implementeras i ditt företag kan du få samma fördelar som Mariehjemmene har fått: en säker verksamhet, bättre överblick över utgifter, enklare registrering av vakter för de anställda samt ökad säkerhet och frihet för ledningen. Kontakta oss idag för att få mer information om hur TimePlan kan hjälpa ditt företag att uppnå dessa fördelar.
