I det spæde efterår af 2022 implementerede Mariehjemmene TimePlan i deres virksomhed. På trods af, at programmet stadig er relativt nyt i Mariehjemmenes virke, havde vi en snak med dem om hvorledes de benytter sig af TimePlans ydelser.

Interviewpersonerne bestod af økonomichefen Jan Løjmand, kommunikationskonsulenten Hans Meier Andersen, og lønkonsulenten Kate Bergholdt. Før implementeringen havde ingen af de tre kendskab til TimePlan fra førhen, men valgte at undersøge og derefter benytte sig af programmet til Mariehjemmene. 

Mariehjemmene er en dansk privat, nonprofitorganisation, der gennem 60 år har arbejdet for, at deres beboer kan leve præcis som de ønsker. De driver 8 plejehjem og 12 botilbud i Danmark, samt omkring 600 boliger. Dertil har de ca. 1100 medarbejdere, der i forskellige omfang benytter sig af TimePlan. Mariehjemmene sørger for, at deres beboer får støtte, nærvær og omsorg i hjemmene i forhold til deres unikke ønsker og behov. 

Mariehjemmene endevendte markedet for et workforce management program, der gav mening for deres virksomhed, og kom i tanke om TimePlan. Dette påpeger de således: ”Vi var ikke tilfredse med hvad vi havde, og derfor afsøgte vi markedet. Så havnede vi hos jer fordi I har været ude at lave en præsentation for Mariehjemmene for to-tre år siden. Dette huskede en af vores medarbejdere, hvorefter vi rakte ud til Prakash. Og således startede dialogen for implementeringen i foråret 2022.”

I TimePlan er vores salgskonsulenter ofte ude at besøge virksomheder, hvorved de pitcher TimePlans produkt og fortæller hvordan programmet fungerer og hvad virksomhederne henholdsvis kan bruge TimePlan til i deres hverdag. En formidling om TimePlans produkt samt hvordan det kan hjælpe en virksomhed, er hvad vores salgskonsulent Prakash Visvanathan var ude at fremlægge for Mariehjemmene, hvilket de huskede, da de udskiftede deres Workforce Management system. 

Hjælp til vagtplanlægningen og data

Mariehjemmene fortæller at implementeringen af TimePlan skulle hjælpe dem med at løse udfordringer med hensyn til deres vagtplaner, feriestyring og give en hjælpende hånd til lønhåndteringen. Ydermere glæder de sig til, at TimePlan Analytics bliver udgivet i starten af foråret 2023. 

TimePlan Analytics

TimePlan Analytics er vores nyeste modul, som udkommer i løbet af de næste par måneder, der personaliser din virksomheds Dashboard inde i TimePlan og gør det muligt at udforme rapporter. Det er et værktøj, der leverer grafisk prædefinerede Dashboards til de forskellige parametre i TimePlan. Da det er et nyt modul, kræver det en ny licensnøgle, samt adgang til tillægsmodulerne Lønbudget, Statistik og Eksporter.

TimePlan Analytics er et modul, der skaber overblik over Tidsregistrering, Vagtplanlægning og HR-administration på forskellige Dashboards. Designet kan tilpasses med de features, der fordelagtige for din virksomhed. Derudover kan Analytics-modulet fremmane data til rapporter over eksempelvis fravær eller ledige vagter, samt en kalender med oversigt over fødselsdage og jubilæer. Dette modul bliver en del af TimePlan i starten af 2023.

Mariehjemmene mener, at implementeringen af TimePlan vil hjælpe dem med at indsamle data og opnå en mere omfattende tidsplan. "Jeg tror, at TimePlan gør planlæggerne bedre til at planlægge. Vi sigter efter den grønne tjenesteplan," bemærker de med et smil. TimePlan vil fungere som et nyttigt værktøj i deres arbejde med fravær og sporing af det gennem integration med Evovia, tidligere kendt som MUS Schedule.

Går efter en grøn vagtplan

Da vi spurgte Mariehjemmene hvad de værdsætter mest ved at få implementeret TimePlans workforce management påpegede de: ”At tingene er rigtige og at vi kan tro på tallene. Det er faktisk en væsentlig del af det. Men også det med den grønne vagtplan, som er lidt et ideal. Vi kan se at forstanderne er megastolte, når de kan fremvise en grøn timeplan, når vi har møder – så det giver nogle gevinster med TimePlan. Vi føler også at vagtplanerne er blevet mere sikre i og med at de hænger sammen. Altså den sikkerhed de har i deres daglige drift, den ydes.” 

I og med at TimePlan stadig er et nyt program hos Mariehjemmene fremhæver de, at dataene stadig udvikles, da: ”Vi mangler selvfølgelig at kunne se resultateffekterne af det, da vi jo i bund og grund kun har kørt to måneder med det. Det er stadig nyt. Men den grønne vagtplan, den er blevet sådan lidt en teaser for det hele, samt hvad vi kan forvente. En ikke-grøn vagtplan - den er jo en spildt plan, for den gule koster penge.”

Ydermere pointere Mariehjemmene at dataene, som man kan hente gennem TimePlan, er essentielle for deres virksomhed, da det fremviser vigtig information for virksomheden: ”Vi håber selvfølgelig at dataene kan blive brugt mere aktivt end vi gør i dag. Der er mange af de ting som hvor vi sidder og planlægger, hvor vi gerne vil have bedre tjek på vores fravær og fraværspolitik blandt andet. Det er lidt lette hvis man kan gå ind og verificere det, da vi kan have evidens for at sygefraværet går ned. Det vil gøre at vi bliver bedre til at arbejde med det, når vi får den oversigt”. TimePlan indsamler data over måneder og år, og da det stadig er en ny implementering hos Mariehjemmene, er den fulde oversigt ikke tilgængelig efter blot to måneder.

Ligeledes vil dataene, som TimePlan kan producere for Mariehjemmene, blive en del af Mariehjemmenes årlige rapportering. Hertil fremhæver de, at ”vi kommer til at snakke rigtig meget om datadrevet viden og de informationer som TimePlan skal levere. De kommer til at indgå som både en daglig information til forstanderen, men det bliver også en daglig eller en opfølgning for bestyrelsen.” 

Desuden vil datene ligeledes deles på tværs af Mariehjemmenes lokationer, da det vil give dem et indblik i hvordan de forskellige hjem trives: ”Ikke mindst vil det deles på tværs af hjemmene, for det er noget af det som vi også gerne vil arbejde med: hvad er det der lykkedes for nogle af hjemmene og hvad er det der ikke lykkedes for andre? Den del af det regner vi med at vi kan trække rigtig meget data af. Vi har for nyligt talt om nogle af de krav der er i årsregnskabsloven nu omkring effektivitet og produktivitet. Der vil TimePlan komme til at indgå i noget af det.”

En forskel i hverdagen

TimePlan er Mariehjemmene behjælpelige med en sikker drift af deres virksomhed: ”Det med at have en sikker drift, det er det vigtigste. En sikker drift omfatter jo at vi har en vagtplan vi kan stole på og en vagtplan der hænger sammen. Og så ved vi godt, at der kan komme 10 sygemeldinger lørdag morgen, og så hænger den ikke længere sammen mere, men i planlægningsdelen, der gør den i hvert fald. Og det er fundamentet for alt andet,” udtrykkes der. 

Derudover påpeger de ligeledes at Appen hitter hos medarbejderne, da de har den ved hånden og muligheden for at navigere rundt er der, samt at alt derpå er let tilgængeligt: ”Det har også stor betydning at medarbejderne kan komme på appen; der er det blandt andet muligt at efterregistrere. Og så ser designet samtidig lækkert ud”.  

Spændte på TimePlan's nye BI-funktion

Derudover glæder Mariehjemmene sig til at TimePlans nyeste modul udkommer: ”Når Analytics engang kommer, så skal vi helt klar til at trække en masse tal ud og kigge på dem og lege med dem, ikke? Så nu har vi lidt data indtil videre.” 

Det nye modul vil være behjælpelig i form af datainddrivelse: ”Vi forventer at TimePlan kommer til at hjælpe os. Det er helt sikkert. Ellers var der ingen grund til at implementere programmet,” fortæller de med et smil. ”Beslutningen er indtil videre endegyldig.”

Tiltro til programmet

TimePlan er et vigtigt værktøj for Mariehjemmene, der fremad vil give deres virksomhed værdi i form af lønoverblik og vagtplanlægning.

 ”TimePlan administrerer cirka 300-400 millioner kroner i Mariehjemmene. Tidligere har vi kørt uden at vide hvordan de er sat sammen og blevet brugt. Dét at få et overblik over hvordan omkostningerne hænger sammen, og hvordan de rent faktisk bliver brugt, det vil give vigtige informationer.”

Større sikkerhed og et bedre overblik er grunden til valget af TimePlan hos Mariehjemmene: ”Plus, at hvis det bliver lettere for medarbejderne at kunne finde, afløse og registrere deres vagter på deres egen mobiltelefon, vil den del også blive lidt lettere. Det skulle også gerne ledelsen en hjælp og et bedre overblik og en større sikkerhed – samt mere frihed,” fortæller Mariehjemmene, og tilføjer: ”Tilbagemeldingen er, at det fungerer rigtig godt.”

At have TimePlan implementeret i din virksomhed kan give dig de samme fordele som det har givet Mariehjemmene: en sikker drift, et bedre overblik over omkostningerne, nemmere registrering af vagter for medarbejderne, samt en større sikkerhed og frihed for ledelsen. Kontakt os i dag for at få mere information om, hvordan TimePlan kan hjælpe din virksomhed med at opnå disse fordele.