Tidlig høsten 2022 implementerte Mariehjemmene TimePlan i sin virksomhet. Selv om programmet fortsatt er relativt nytt i Mariehjemmenes virksomhet, tok vi en prat med dem om hvordan de bruker TimePlans tjenester.

Intervjuobjektene besto av økonomisjef Jan Løjmand, kommunikasjonskonsulent Hans Meier Andersen og lønnskonsulent Kate Bergholdt. Før implementeringen var ingen av de tre kjent med TimePlan, men de valgte å undersøke og deretter bruke programmet for Mariehjemmene.

Mariehjemmene er en dansk privat, ideell organisasjon som i 60 år har arbeidet for å sikre at beboerne kan leve akkurat slik de ønsker. De driver 8 sykehjem og 12 boenheter i Danmark, samt rundt 600 boliger. I tillegg har de ca. 1100 ansatte som bruker TimePlan i varierende grad. Mariehjemmene sørger for at beboerne får støtte, nærhet og omsorg i hjemmet basert på deres unike ønsker og behov.

Mariehjemmene søkte på markedet etter et arbeidsstyringsprogram som ville være fornuftig for deres virksomhet - det var da de kom over TimePlan. De sa: "Vi var ikke fornøyd med det vi hadde: "Vi var ikke fornøyd med det vi hadde, så vi utforsket markedet. Så endte vi opp med dere fordi dere holdt en presentasjon for Mariehjemmene for to eller tre år siden. En av våre ansatte husket det, og så tok vi kontakt med Prakash (salgskonsulent i TimePlan). Og slik begynte dialogen for implementeringen våren 2022."

TimePlans salgskonsulenter besøker ofte bedrifter for å presentere TimePlans produkt og forklare hvordan programmet fungerer og hva bedriftene kan bruke TimePlan til i den daglige driften. Presentasjonen om TimePlans produkt og hvordan det kan hjelpe en bedrift er det vår salgskonsulent Prakash Visvanathan presenterte for Mariehjemmene, som de husket da de byttet ut sitt Workforce Management-system.

Hjelp med vakt planlegging og innsamling av data

Mariehjemmene forventet at implementeringen av TimePlan ville hjelpe dem med å løse utfordringer med å planlegge vakter, administrere ferier og gi hjelp med lønnsadministrasjon. I tillegg ser de frem til lanseringen av TimePlan Analytics tidlig på våren 2023.

TimePlan Analytics

TimePlan Analytics er vår nyeste modul, som vil bli lansert i løpet av de kommende månedene, den tilpasser din bedrifts dashbord i TimePlan og lar deg lage rapporter. Det er et verktøy som gir grafisk definerte dashboards for de forskjellige parameterne i TimePlan. Siden det er en ny modul, krever den en ny lisensnøkkel og tilgang til tilleggsmodulene Lønnsbudsjett, Statistikk og Eksport av data.

TimePlan Analytics er en modul som skaper oversikt over tidsregistrering, planlegging og HR-administrasjon på ulike dashboards. Designet kan tilpasses med funksjoner som er fordelaktige for din virksomhet. I tillegg kan Analytics-modulen generere data til rapporter om fravær eller åpne vakter, samt en kalender med oversikt over fødselsdager og merkedager. Denne modulen blir en del av TimePlan i begynnelsen av 2023.

Mariehjemmene mener at implementeringen av TimePlan vil hjelpe dem med å samle inn data og oppnå en mer omfattende tidsplan. "Jeg tror TimePlan gjør planleggerne bedre til å planlegge. Vi sikter mot den grønne vaktplanen," sier de med et smil. TimePlan vil fungere som et nyttig verktøy i deres arbeid med fravær og sporing av det gjennom integrasjon med Evovia, tidligere kjent som MUS Schedule.

Med sikte på den grønne listen

Da vi spurte Mariehjemmene hva de setter mest pris på ved å implementere TimePlans bemanningsstyring, påpekte de: "At ting stemmer og at vi kan stole på tallene. Det er faktisk en viktig del av det. Men også den grønne vaktlisten, som er litt av et ideal. Vi kan se at lederne er veldig stolte når de kan vise frem en grønn timeplan under møtene - så TimePlan gir noen fordeler. Vi føler også at timeplanene har blitt sikrere ved at de er koblet sammen. Det vil si at sikkerheten de har i den daglige driften er ivaretatt."

Med tanke på at TimePlan fortsatt er et nytt program på Mariehjemmene, understreker de at dataene fortsatt er under utvikling, ettersom "vi mangler selvfølgelig fortsatt muligheten til å se den fulle oversikten over resultatene av dataene våre, ettersom vi bare har hatt TimePlan i to måneder. Det er fortsatt nytt. Men den grønne vakt timeplanen har blitt litt av en teaser for alt, og hva vi kan forvente. En ikke-grønn timeplan er bortkastet, og den gule koster oss penger."

Videre påpeker Mariehjemmene at dataene som kan innhentes gjennom TimePlan er essensielle for deres virksomhet, da de viser viktig informasjon for selskapet: "Vi håper selvfølgelig at dataene kan brukes mer aktivt enn vi gjør i dag. Det er mange ting der vi sitter og planlegger, der vi gjerne vil ha bedre kontroll på fraværet og fraværspolitikken vår, blant annet. Det er litt lettere hvis du kan gå inn og verifisere det, da kan vi ha bevis på at sykefraværet går ned. Det vil gjøre oss bedre til å jobbe med det når vi får full oversikt." TimePlan samler inn data i løpet av måneder og år, og siden det fortsatt er en ny implementering på Mariehjemmene, er ikke den fulle oversikten helt tilgjengelig etter to måneder.

I tillegg vil dataene som TimePlan produserer for Mariehjemmene inngå i deres årlige rapportering. De understreker at "vi kommer til å diskutere mye om datadrevet kunnskap og informasjonen som TimePlan skal gi. Det blir både en daglig oppdatering for lederen, men også en daglig eller oppfølging for styret."

Videre vil dataene også bli delt på tvers av de ulike lokasjonene til Mariehjemmene, da dette vil gi dem et innblikk i hvordan hvert home trives: "Ikke minst vil det bli delt på tvers av hjemmene, for det er noe vi også ønsker å jobbe med: Hva har lykkes for noen av hjemmene og hva har ikke lykkes for andre? Vi forventer å trekke ut mye data fra det. Vi snakket nylig om noen av kravene i årsregnskapsloven nå når det gjelder effektivitet og produktivitet. TimePlan vil være en del av det."

En forskjell i deres daglige liv

Mariehjemmene understreker viktigheten av sikker drift for deres virksomhet; TimePlan bidrar til å sikre dette behovet: "Det viktigste er å ha en sikker drift. En sikker drift inkluderer å ha en pålitelig vakt vaktliste og en timeplan som henger sammen. Vi vet at det kan dukke opp 10 sykemeldinger på en lørdag morgen, og da stemmer det ikke lenger, men i planleggingsdelen gjør det det. Og det er grunnlaget for alt annet", uttrykker de.

Videre påpeker de også at appen er populær blant de ansatte, siden den er lett tilgjengelig og alt er lett tilgjengelig: "Det har også stor betydning at de ansatte har tilgang til appen, blant annet er det mulig å etterregistrere seg der. Og samtidig ser designet bra ut."

Begeistret for TimePlans nye BI-funksjonalitet

I tillegg ser Mariehjemmene frem til lanseringen av TimePlans nyeste modul. De uttrykker sin begeistring ved å si: "Når Analytics kommer ut, vil vi definitivt være klare til å trekke ut mange tall, se på dem og leke med dem, ikke sant? Så nå har vi litt data så langt."

Den nye modulen vil være nyttig når det gjelder datainnsamling: "Vi forventer at TimePlan vil hjelpe oss. Det er helt sikkert. Ellers ville det ikke være noen grunn til å implementere programmet", sier de med et smil. "Avgjørelsen er foreløpig endelig."

Tillit til TimePlans program

Mariehjemmene ser på TimePlan som et viktig verktøy som vil gi verdi for deres virksomhet når det gjelder lønnsoversikt og planlegging.

"TimePlan forvalter rundt 300-400 millioner kroner i Mariehjemmene. Tidligere opererte vi uten å vite hvordan de var satt sammen og brukt. Å ha oversikt over hvordan kostnadene henger sammen og hvordan de faktisk brukes, vil gi viktig informasjon."

Større sikkerhet og bedre oversikt er bakgrunnen for valget av TimePlan på Mariehjemmene: "Hvis det i tillegg blir enklere for de ansatte å finne, erstatte og registrere vakter på sin egen mobiltelefon, blir også den delen litt enklere. Det skal også hjelpe ledelsen med bedre oversikt og større sikkerhet - og mer frihet, sier Mariehjemmene og legger til: "Tilbakemeldingene er at det fungerer veldig bra."

Å implementere TimePlan i din virksomhet kan gi deg de samme fordelene som det har gitt Mariehjemmene: en sikker drift, bedre oversikt over utgifter, enklere registrering av vakter for de ansatte og økt sikkerhet og frihet for ledelsen. Kontakt oss i dag for å få mer informasjon om hvordan TimePlan kan hjelpe din virksomhet med å oppnå disse fordelene.