Im Frühherbst 2022 führte Mariehjemmene TimePlan in ihrem Unternehmen ein. Obwohl das Programm bei Mariehjemmene noch relativ neu ist, haben wir uns mit ihnen darüber unterhalten, wie sie die Dienste von TimePlan nutzen.
Bei den Befragten handelte es sich um den Finanzchef Jan Løjmand, den Kommunikationsberater Hans Meier Andersen und die Lohnbuchhalterin Kate Bergholdt. Vor der Implementierung war keiner der drei mit TimePlan vertraut, aber sie entschieden sich, das Programm zu untersuchen und dann für Mariehjemmene zu nutzen.
Mariehjemmene ist eine dänische private, gemeinnützige Organisation, die sich seit 60 Jahren dafür einsetzt, dass ihre Bewohner genau so leben können, wie sie es wünschen. Sie betreibt 8 Pflegeheime und 12 Wohneinheiten in Dänemark sowie rund 600 Wohnungen. Darüber hinaus hat sie etwa 1.100 Mitarbeiter, die TimePlan in unterschiedlichem Maße nutzen. Mariehjemmene sorgt dafür, dass ihre Bewohner in ihrem Zuhause Unterstützung, Nähe und Pflege erhalten, die auf ihre individuellen Wünsche und Bedürfnisse abgestimmt sind.
Mariehjemmene suchte auf dem Markt nach einem Programm zur Personalverwaltung, das für ihr Unternehmen sinnvoll wäre - und stieß dabei auf TimePlan. Sie sagten: "Wir waren mit dem, was wir hatten, nicht zufrieden, also haben wir den Markt sondiert. Dann sind wir bei Ihnen gelandet, weil Sie vor zwei oder drei Jahren eine Präsentation für Mariehjemmene gehalten haben. Einer unserer Mitarbeiter erinnerte sich daran, und wir wandten uns an Prakash (einen TimePlan-Verkaufsberater). Und so begann der Dialog für die Implementierung im Frühjahr 2022".
Die TimePlan-Verkaufsberater besuchen oft Unternehmen, um das TimePlan-Produkt vorzustellen und zu erklären, wie das Programm funktioniert und wofür die Unternehmen TimePlan in ihrem Tagesgeschäft einsetzen können. Die Präsentation über das TimePlan-Produkt und wie es einem Unternehmen helfen kann, ist das, was unser Verkaufsberater Prakash Visvanathan Mariehjemmene präsentierte, woran sie sich erinnerte, als sie ihr Workforce-Management-System ersetzte.
Hilfe bei der Schichtplanung und Datenerfassung
Mariehjemmene erwartete, dass die Implementierung von TimePlan ihnen helfen würde, die Herausforderungen bei der Planung von Schichten, der Verwaltung von Urlauben und der Unterstützung bei der Lohnabrechnung zu bewältigen. Außerdem freuen sie sich auf die Veröffentlichung von TimePlan Analytics im Frühjahr 2023.
TimePlan Analytik
TimePlan Analytics ist unser neuestes Modul, das in den kommenden Monaten veröffentlicht wird. Es passt das Dashboard Ihres Unternehmens innerhalb von TimePlan an und ermöglicht es Ihnen, Berichte zu erstellen. Es handelt sich um ein Tool, das grafisch definierte Dashboards für die verschiedenen Parameter in TimePlan bereitstellt. Da es sich um ein neues Modul handelt, benötigen Sie einen neuen Lizenzschlüssel und Zugang zu den zusätzlichen Modulen Lohnbudget, Statistik und Datenexport.
TimePlan Analytics ist ein Modul, das auf verschiedenen Dashboards einen Überblick über Zeiterfassung, Terminplanung und Personalverwaltung schafft. Das Design kann mit Funktionen, die für Ihr Unternehmen vorteilhaft sind, angepasst werden. Zusätzlich kann das Analytics-Modul Daten für Berichte über Abwesenheiten oder offene Schichten sowie einen Kalender mit einer Übersicht über Geburtstage und Jahrestage generieren. Dieses Modul wird ab Anfang 2023 Bestandteil von TimePlan sein.
Mariehjemmene glaubt, dass die Einführung von TimePlan ihnen bei der Datenerfassung und der Erstellung eines umfassenderen Zeitplans helfen wird. "Ich denke, TimePlan macht die Planer besser in der Planung. Wir streben den grünen Dienstplan an", sagt er mit einem Lächeln. TimePlan ist ein hilfreiches Instrument für die Arbeit mit Fehlzeiten und deren Verfolgung durch die Integration mit Evovia, früher bekannt als MUS Schedule.
Anstreben des grünen Dienstplans
Als wir die Mariehjemmene fragten, was sie am meisten an der Implementierung von TimePlan's Workforce Management schätzen, gaben sie an: "Dass die Dinge korrekt sind und dass wir den Zahlen vertrauen können. Das ist tatsächlich ein wichtiger Teil davon. Aber auch der grüne Dienstplan, der ein bisschen ein Ideal ist. Wir sehen, dass die Manager sehr stolz sind, wenn sie bei Besprechungen einen grünen Dienstplan vorzeigen können - TimePlan bietet also einige Vorteile. Wir haben auch das Gefühl, dass die Zeitpläne sicherer geworden sind, weil sie miteinander verknüpft sind. Das heißt, die Sicherheit, die sie im Tagesgeschäft haben, ist gegeben."
Da TimePlan bei Mariehjemmene noch ein neues Programm ist, betonen sie, dass sich die Daten noch entwickeln, denn "wir haben natürlich noch nicht die Möglichkeit, den vollen Überblick über die Ergebnisse unserer Daten zu sehen, da wir TimePlan erst seit zwei Monaten haben. Es ist noch neu. Aber der grüne Schichtplan ist zu einem kleinen Vorgeschmack auf alles geworden, was wir erwarten können. Ein nicht grüner Plan ist ein vergeudeter Dienstplan, und der gelbe Plan kostet uns Geld.
Darüber hinaus weist Mariehjemmene darauf hin, dass die Daten, die über TimePlan gewonnen werden können, für ihr Unternehmen von wesentlicher Bedeutung sind, da sie wichtige Informationen für das Unternehmen darstellen: "Natürlich hoffen wir, dass die Daten aktiver genutzt werden können, als wir es heute tun. Es gibt viele Dinge, bei denen wir uns hinsetzen und planen, bei denen wir gerne eine bessere Kontrolle über unsere Abwesenheits- und Fehlzeitenpolitik hätten, unter anderem. Es ist ein bisschen einfacher, wenn man das nachprüfen kann, denn wir können nachweisen, dass der Krankenstand zurückgeht. So können wir besser damit arbeiten, wenn wir den vollen Überblick haben." TimePlan sammelt Daten über Monate und Jahre hinweg, und da es sich bei Mariehjemmene noch um eine neue Implementierung handelt, ist der vollständige Überblick nach zwei Monaten noch nicht vollständig verfügbar.
Darüber hinaus werden die von TimePlan für Mariehjemmene produzierten Daten in den Jahresbericht aufgenommen. Sie betonen, dass "wir viel über datengesteuertes Wissen und die Informationen, die TimePlan liefern soll, diskutieren werden. Es wird sowohl ein tägliches Update für den Manager als auch ein tägliches oder ein Follow-up für den Vorstand sein."
Darüber hinaus werden die Daten auch zwischen den verschiedenen Standorten von Mariehjemmene ausgetauscht, da dies einen Einblick in das Gedeihen der einzelnen home geben wird: "Nicht zuletzt werden die Daten zwischen den Heimen ausgetauscht, denn auch damit wollen wir arbeiten: Was ist bei einigen Heimen gelungen, was bei anderen nicht? Wir erwarten, dass wir daraus eine Menge Daten gewinnen können. Wir haben vor kurzem über einige der Anforderungen gesprochen, die das Gesetz über die Jahresabschlüsse an die Effizienz und Produktivität stellt. TimePlan wird ein Teil davon sein."
Ein Unterschied in ihrem täglichen Leben
Mariehjemmene betont, wie wichtig ein sicherer Betrieb für ihr Unternehmen ist; TimePlan trägt dazu bei, diese Notwendigkeit zu gewährleisten: "Das Wichtigste ist ein sicherer Betrieb. Zu einem sicheren Betrieb gehören ein zuverlässiger Schichtplan und ein kohärenter Zeitplan. Wir wissen, dass an einem Samstagmorgen 10 Krankmeldungen auftauchen können, und dann passt es nicht mehr, aber in der Planung schon. Und das ist die Grundlage für alles andere", erklären sie.
Darüber hinaus weisen sie darauf hin, dass die App bei ihren Mitarbeitern beliebt ist, da sie griffbereit ist und alles leicht zugänglich ist: "Es hat auch eine große Bedeutung, dass die Mitarbeiter auf die App zugreifen können; unter anderem ist es möglich, sich dort nachzumelden. Und gleichzeitig sieht das Design toll aus."
Aufgeregt über die neue BI-Funktion von TimePlan
Außerdem freut sich Mariehjemmene auf die Veröffentlichung des neuesten Moduls von TimePlan. Sie drückt ihre Aufregung folgendermaßen aus: "Wenn Analytics herauskommt, werden wir auf jeden Fall bereit sein, eine Menge Zahlen herauszuziehen, sie zu betrachten und mit ihnen zu spielen, richtig? Jetzt haben wir also schon ein paar Daten."
Das neue Modul wird bei der Datenerfassung hilfreich sein: "Wir erwarten, dass TimePlan uns hilft. Das steht fest. Sonst gäbe es keinen Grund, das Programm einzuführen", sagen sie mit einem Lächeln. "Die Entscheidung ist erst einmal endgültig."
Vertrauen in das Programm von TimePlan
Mariehjemmene betrachtet TimePlan als ein wichtiges Instrument, das ihrem Unternehmen einen Mehrwert in Bezug auf Lohnübersicht und Zeitplanung bietet.
"TimePlan verwaltet rund 300-400 Millionen Kronen in Mariehjemmene. Früher wussten wir nicht, wie sie zusammengesetzt und verwendet wurden. Einen Überblick darüber zu haben, wie die Kosten zusammenhängen und wie sie tatsächlich verwendet werden, wird wichtige Informationen liefern."
Mehr Sicherheit und ein besserer Überblick sind die Gründe für die Wahl von TimePlan bei Mariehjemmene: "Wenn es für die Mitarbeiter einfacher wird, ihre Schichten auf ihrem eigenen Mobiltelefon zu finden, zu ersetzen und zu registrieren, wird auch dieser Teil ein wenig einfacher werden. Auch für die Geschäftsleitung bedeutet das einen besseren Überblick und mehr Sicherheit - und mehr Freiheit", sagt Mariehjemmene und fügt hinzu: "Das Feedback ist, dass es wirklich gut funktioniert."
Die Implementierung von TimePlan in Ihrem Unternehmen kann Ihnen die gleichen Vorteile bringen wie Mariehjemmene: einen sicheren Betrieb, einen besseren Überblick über die Ausgaben, eine einfachere Schichterfassung für die Mitarbeiter und mehr Sicherheit und Freiheit für das Management. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie TimePlan Ihrem Unternehmen helfen kann, diese Vorteile zu erreichen.
