Mariehjemmene otti TimePlanin käyttöön yrityksessään alkusyksystä 2022. Vaikka ohjelma on vielä suhteellisen uusi Mariehjemmenen toiminnassa, juttelimme heidän kanssaan siitä, miten he käyttävät TimePlanin palveluita.

Haastateltavina olivat talousjohtaja Jan Løjmand, Viestintä konsultti Hans Meier Andersen ja palkkakonsultti Kate Bergholdt. Ennen käyttöönottoa kukaan näistä kolmesta ei tuntenut TimePlania, mutta he päättivät tutkia ja sitten käyttää ohjelmaa Maarianhaminassa.

Mariehjemmene on tanskalainen yksityinen voittoa tavoittelematon järjestö, joka on työskennellyt 60 vuoden ajan varmistaakseen, että sen asukkaat voivat elää juuri niin kuin he haluavat. Heillä on Tanskassa 8 hoitokotia ja 12 asumisyksikköä sekä noin 600 asuntoa. Lisäksi heillä on noin 1 100 työntekijää, jotka käyttävät TimePlania vaihtelevasti. Mariehjemmene varmistaa, että heidän asukkaansa saavat tukea, läheisyyttä ja hoitoa kodeissaan heidän yksilöllisten toiveidensa ja tarpeidensa mukaisesti.

Mariehjemmene etsi markkinoilta työvoimanhallintaohjelmaa, joka olisi järkevä heidän liiketoiminnalleen - silloin he törmäsivät TimePlaniin. He sanoivat: "Niinpä tutkimme markkinoita ja löysimme TimePlanen. Päädyimme teihin, koska piditte esityksen Mariehjemmenelle kaksi tai kolme vuotta sitten. Yksi työntekijöistämme muisti teidät, ja otimme yhteyttä Prakashiin (TimePlanin myyntikonsultti). Ja näin alkoi vuoropuhelu keväällä 2022 tapahtuvaa käyttöönottoa varten.""

TimePlanin myyntikonsultit vierailevat usein yrityksissä esittelemässä TimePlanin tuotetta ja selittämässä, miten ohjelma toimii ja mihin yritykset voivat käyttää TimePlania päivittäisessä toiminnassaan. Myyntikonsulttimme Prakash Visvanathan esitteli Maarianhaminassa TimePlanin tuotetta ja sitä, miten se voi auttaa yritystä, ja he muistivat sen, kun he vaihtoivat Workforce Management -järjestelmänsä.

Auta työvuorojen suunnittelussa ja tietojen keräämisessä

Mariehjemmene odotti, että TimePlanin käyttöönotto auttaisi heitä vastaamaan haasteisiin, jotka liittyvät työvuorojen suunnitteluun, lomien hallintaan ja palkanlaskennan hallinnointiin. Lisäksi he odottavat innolla TimePlan Analyticsin julkaisua alkukeväästä 2023.

TimePlan Analytics

TimePlan Analytics on uusin moduulimme, joka julkaistaan lähikuukausina. Se mukauttaa yrityksesi kojelautaa TimePlanissa ja antaa sinulle mahdollisuuden luoda raportteja. Se on työkalu, joka tarjoaa graafisesti määriteltyjä kojelautoja TimePlanin eri parametreille. Koska kyseessä on uusi moduuli, se edellyttää uutta lisenssiavainta ja pääsyä lisämoduuleihin: Palkkabudjetti, Tilastot ja Vientitiedot.

TimePlan Analytics on moduuli, joka luo yleiskatsauksen ajan tallennuksesta, aikataulutuksesta ja Työsuhdetiedot eri kojelaudoilla. Muotoilu voidaan mukauttaa yrityksesi kannalta edullisilla ominaisuuksilla. Lisäksi Analytics-moduuli voi luoda tietoja poissaoloja tai avoimia työvuoroja koskevia raportteja varten sekä kalenterin, jossa on yleiskatsaus syntymäpäivistä ja merkkipäivistä. Tämä moduuli tulee osaksi TimePlania vuoden 2023 alussa.

Mariehjemmene uskoo, että TimePlanin käyttöönotto auttaa heitä keräämään tietoja ja laatimaan kattavamman aikataulun. "Uskon, että TimePlan tekee aikatauluttajista parempia aikatauluttajia. Tavoittelemme vihreää työvuorolistaa", hän toteaa hymyillen. TimePlan toimii hyödyllisenä työkaluna heidän työssään poissaolojen ja niiden seurannan parissa integroimalla se Evoviaan, joka tunnettiin aiemmin nimellä MUS Schedule.

Tavoitteena vihreä lista

Kun kysyimme Mariehjemmeneiltä, mitä he arvostavat eniten TimePlanin työvoimanhallinnan käyttöönotossa, he korostivat seuraavaa: "Se, että asiat ovat oikein ja että voimme luottaa lukuihin. Se on itse asiassa merkittävä osa sitä. Mutta myös vihreää työvuorolistaa, joka on vähän kuin ihanne. Näemme, että esimiehet ovat hyvin ylpeitä, kun he voivat esitellä vihreää aikataulua kokouksissa - TimePlan antaa siis joitakin etuja. Meistä tuntuu myös, että aikatauluista on tullut turvallisempia, koska ne on linkitetty toisiinsa. Toisin sanoen he saavat turvaa päivittäiseen toimintaansa."

Koska TimePlan on vielä uusi ohjelma Mariehjemmenessä, he korostavat, että tiedot ovat vielä kehittymässä, sillä "meiltä puuttuu tietysti vielä mahdollisuus nähdä koko yleiskatsaus tietojen tuloksista, koska TimePlan on ollut käytössä vasta kaksi kuukautta. Se on vielä uutta. Mutta vihreän vuoron aikataulusta on tullut jonkinlainen kiusaus kaikesta ja siitä, mitä voimme odottaa. Ei-vihreä aikataulu on hukkaan heitettyä työvuorolistaa, ja keltainen aikataulu maksaa meille rahaa."

Lisäksi Mariehjemmene huomauttaa, että TimePlanin kautta saatavat tiedot ovat olennaisen tärkeitä heidän liiketoiminnalleen, koska ne osoittavat yritykselle tärkeitä tietoja: "Toivomme tietenkin, että tietoja voidaan käyttää nykyistä aktiivisemmin. On monia asioita, joissa istumme ja suunnittelemme, joissa haluaisimme hallita paremmin muun muassa poissaoloja ja poissaolopolitiikkaa. On hieman helpompaa, jos voi mennä sisään ja todentaa sen, koska meillä on todisteita siitä, että sairauspoissaolot vähenevät. Näin voimme työskennellä sen kanssa paremmin, kun saamme täyden yleiskuvan." TimePlan kerää tietoja kuukausien ja vuosien aikana, ja koska se on vielä uusi toteutus Maarianhaminassa, täysi yleiskatsaus ei ole täysin saatavilla kahden kuukauden kuluttua.

Lisäksi TimePlanin Mariehjemmenelle tuottamat tiedot sisällytetään heidän vuosiraportointiinsa. He korostavat, että "tulemme keskustelemaan paljon tietoon perustuvasta tiedosta ja tiedosta, jota TimePlanin on tarkoitus tuottaa. Siitä tulee sekä päivittäinen päivitys johtajalle, mutta myös päivittäinen tai seurantatieto hallitukselle."

Lisäksi tietoja jaetaan myös Mariehjemmenen eri toimipisteiden välillä, sillä näin saadaan käsitys siitä, miten kukin home menestyy: "Eikä vähiten sitä jaeta eri kodeissa, koska haluamme myös työskennellä sen parissa: mikä on onnistunut joissakin kodeissa ja mikä ei ole onnistunut toisissa. Odotamme saavamme siitä paljon tietoa. Puhuimme hiljattain joistakin vuositilinpäätöstä koskevan lain vaatimuksista, jotka koskevat tehokkuutta ja tuottavuutta. TimePlan tulee olemaan osa sitä."

Ero heidän jokapäiväisessä elämässään

Mariehjemmene korostaa turvallisen toiminnan tärkeyttä liiketoiminnalleen; TimePlan auttaa varmistamaan tämän tarpeen: "Tärkeintä on, että toiminta on turvallista. Turvalliseen toimintaan kuuluu luotettava työvuoroluettelo ja johdonmukainen aikataulu. Tiedämme, että lauantaiaamuna voi ilmestyä 10 sairauspoissaoloilmoitusta, ja sitten se ei enää täsmää, mutta suunnitteluosuudessa se täsmää. Ja se on kaiken muun perusta", he ilmaisevat.

Lisäksi he huomauttavat, että sovellus on suosittu heidän työntekijöidensä keskuudessa, koska se on käsillä ja kaikki on helposti saatavilla: "Sillä on myös suuri merkitys, että työntekijät pääsevät sovellukseen; siellä voi muun muassa tehdä jälki-ilmoittautumisia. Ja samalla muotoilu näyttää hyvältä."

Innostunut TimePlanin uudesta BI-ominaisuudesta

Lisäksi Mariehjemmene odottaa innolla TimePlanin uusimman moduulin julkaisua. Hän ilmaisee innostuksensa sanomalla: "Kun Analytics ilmestyy, olemme varmasti valmiita vetämään esiin paljon numeroita, katsomaan niitä ja leikkimään niillä, eikö niin?". Nyt meillä on siis toistaiseksi vähän dataa."

Uudesta moduulista on hyötyä tietojen keruussa: "Odotamme TimePlanin auttavan meitä. Se on varmaa. Muuten ei olisi mitään syytä ottaa ohjelmaa käyttöön", he sanovat hymyillen. "Päätös on toistaiseksi lopullinen."

Luottamus TimePlanin ohjelmaan

Mariehjemmene pitää TimePlania tärkeänä työkaluna, joka tuo yritykselle lisäarvoa palkkojen yleiskatsauksen ja aikataulutuksen osalta.

"TimePlan hallinnoi noin 300-400 miljoonaa kruunua Mariehjemmenessä. Aiemmin toimimme tietämättä, miten ne kootaan ja käytetään. Kun meillä on yleiskuva siitä, miten kustannukset liittyvät toisiinsa ja miten niitä todellisuudessa käytetään, saamme tärkeää tietoa."

Suurempi turvallisuus ja parempi yleiskuva ovat syitä TimePlanin valintaan Mariehjemmenessä: "Lisäksi, jos työntekijöiden on helpompi löytää, vaihtaa ja rekisteröidä työvuoronsa omassa matkapuhelimessaan, myös tämä osa helpottuu hieman". Sen pitäisi myös auttaa johtoa saamaan paremman yleiskuvan ja suuremman turvallisuuden - ja enemmän vapautta", Mariehjemmene sanoo ja lisää: "Palautteen mukaan se toimii todella hyvin."

TimePlanin käyttöönotto yrityksessäsi voi antaa sinulle samoja etuja, joita se on antanut Maarianhaminalle: turvallinen toiminta, parempi yleiskuva kuluista, helpompi työvuorojen kirjaaminen työntekijöille ja suurempi turvallisuus ja vapaus johdolle. Ota yhteyttä jo tänään, niin saat lisätietoja siitä, miten TimePlan voi auttaa yritystäsi saavuttamaan nämä edut.