Sedan 2005 har Scandic Hotels använt TimePlan för att hålla reda på arbetstider och lönedata för cirka 2 000 anställda. Kedjan har 230 hotell spridda över hela Norden och TimePlan har sparat Scandic Hotels både tid och lönekostnader. "Vi har valt TimePlan i Scandic eftersom programmet ger oss en snabb överblick och vi kan enkelt kontrollera att vi följer våra viktigaste kollektivavtal och alla lokala avtal", säger Annette Skjærris, lönebokförare på Scandic Hotels. Hon arbetar inom mer än 200 kollektivavtal och lokala avtal, och TimePlan känner till dem alla. Programvaran ser till att avtalen följs för varje anställd, och TimePlan tar också hand om skiftplanering online, tidsregistrering och Personaladministration för hela Scandic-kedjan. För många eller för få timmar En av de många avdelningschefer som drar nytta av TimePlan är Kim Knudsen, F&B Manager på Scandic Kolding. Han kontrollerar sina anställdas arbetstid varje dag. "Jag använder TimePlan i mitt dagliga arbete för att kontrollera arbetstider och se lönebudgetar. Jag skapar också roster och jämför de faktiska timmarna med min lönebudget", säger Kim Knudsen. "I TimePlan kan jag se hur många timmar en anställd har arbetat under en vecka eller en månad. När räknarna i TimePlan är gula har den anställde inte haft tillräckligt många timmar. När räknarna är gröna går det bra och när de är röda har den anställde arbetat för många timmar." Registrering av tid via terminaler Det är inte bara Scandic Hotels ledning som har fått ett enklare liv sedan TimePlan implementerades. De anställda har också stor nytta av skiftplanering och tidsregistrering online. Fysiska TimePlan-terminaler på Scandic Hotels registrerar enkelt när arbetsdagen börjar och slutar, och varje anställd har sin egen inloggning. "Rent praktiskt går jag in genom dörren, och sedan står vår TimePlan-terminal precis bredvid. När jag ser den loggar jag in och när jag går ut loggar jag ut", förklarar Anne Dorthe Hjort, restaurangchef på Scandic Kolding. Översikt över semester och ledighet i stället TimePlan ger också de anställda en enkel översikt över sin semester och ledighet. "Vi kan logga in i TimePlan och se om vi har några timmar sparade för ledighet i stället. Innan vi fick TimePlan var vi tvungna att gå till vår chef och han var tvungen att titta igenom alla sina papper för att hitta den informationen. Nu har vi allt i TimePlan", säger Anne Dorthe Hjort. Scandics huvudkontor i Danmark administrerar månadslöner till över 2 000 anställda. Annette Skjærris säger: "Vi här på lönekontoret har upplevt en enorm skillnad sedan vi gick över från Excel till TimePlan. I Excel skrev vi in allting manuellt med stor risk för fel. Nu får vi alla uppgifter och arbetstimmar exporterade direkt till vårt lönesystem med några få klick." Annette Skjærris avslutar: "Sedan vi införde TimePlan har vi sparat mycket pengar. Både när det gäller efterlevnad av kollektivavtal och arbetskraft."