Scandic Hotelshar siden 2005 brugt TimePlan til at holde styr på arbejdstimer og lønoplysninger for ca. 2.000 medarbejdere. Kæden har 230 hoteller fordelt over hele Norden, og TimePlan har sparet Scandic Hotels for både tid og lønomkostninger. "Vi har valgt TimePlan i Scandic, fordi programmet giver os et hurtigt overblik, og vi kan nemt kontrollere, at vi overholder vores vigtigste overenskomster og alle vores lokale aftaler", siger Annette Skjærris, lønbogholder hos Scandic Hotels. Hun arbejder inden for mere end 200 overenskomster og lokale aftaler, og TimePlan kender dem alle. Softwaren sikrer, at aftalerne overholdes for hver enkelt medarbejder, og TimePlan tager sig også af online vagtplanlægning, tidsregistrering og HR-administration for hele Scandic-kæden. For mange eller for få timer En af de mange afdelingsledere, der har gavn af TimePlan, er Kim Knudsen, F&B Manager på Scandic Kolding. Han kontrollerer sine medarbejderes arbejdstid hver dag. "Jeg bruger TimePlan i mit daglige arbejde til at tjekke arbejdstidsplaner og se lønbudgetter. Jeg opretter også vagtplaner og sammenligner de faktiske timer med mit lønbudget," siger Kim Knudsen. "I TimePlan kan jeg se, hvor mange timer en medarbejder har arbejdet i løbet af en uge eller en måned. Når tællerne i TimePlan er gule, har medarbejderen ikke haft nok timer. Når tællerne er grønne, er det fint, og når de er røde, har medarbejderen arbejdet for mange timer." Tidsregistrering via terminaler Scandic Hotels ledelse har ikke kun fået et lettere liv, siden TimePlan blev implementeret. Medarbejderne har også stor gavn af online vagtplanlægning og tidsregistrering. Fysiske TimePlan-terminaler på Scandic Hotels registrerer nemt, hvornår arbejdsdagen starter og slutter, og hver medarbejder har sit eget login. "Rent praktisk går jeg ind ad døren, og så er vores TimePlan-terminal placeret lige ved siden af døren. Når jeg ser den, logger jeg ind, og når jeg går, logger jeg ud," forklarer Anne Dorthe Hjort, Restaurant Supervisor på Scandic Kolding. Oversigt over ferie og afspadsering i stedet for ferie TimePlan giver også medarbejderne et nemt overblik over deres ferie og afspadsering. "Vi kan logge ind på vores TimePlan og se, om vi har gemt timer til afspadsering. Før vi fik TimePlan, skulle vi henvende os til vores chef, og han skulle kigge alle sine papirer igennem for at finde disse oplysninger. Nu har vi det hele i TimePlan," siger Anne Dorthe Hjort. Scandics hovedkvarter i Danmark administrerer månedsløn til over 2.000 medarbejdere. Annette Skjærris fortæller: "Vi her på lønkontoret har oplevet en kæmpe forskel, siden vi skiftede fra Excel til TimePlan. I Excel indtastede vi alting manuelt med stor risiko for fejl. Nu får vi alle data og arbejdstimer eksporteret direkte ind i vores lønsystem med få klik." slutter Annette Skjærris: "Siden vi implementerede TimePlan, har vi sparet mange penge. Både i forhold til overholdelse af overenskomster og arbejdskraft."