Siden 2005 har Scandic Hotels brukt TimePlan for å holde oversikt over arbeidstimer og lønnsdata for om lag 2000 ansatte. Kjeden har 230 hoteller spredt over hele Norden, og TimePlan har spart Scandic Hotels for både tid og lønnskostnader. – Vi har valgt TimePlan i Scandic fordi programmet gir oss en rask oversikt og vi enkelt kan sjekke at vi overholder våre hovedtariffavtaler og alle våre lokale avtaler, sier Annette Skjærris, lønnsbokholder i Scandic Hotels. Hun opererer innenfor mer enn 200 tariffavtaler og lokale avtaler, og TimePlan kjenner dem alle. Programvaren sørger for at avtalene overholdes for hver enkelt ansatt, og TimePlan tar seg også av online vakt planlegging, timeregistrering og HR-administrasjon for hele Scandic-kjeden. For mange eller for få timer En av mange avdelingsledere som har nytte av å bruke TimePlan er Kim Knudsen, F&B-sjef i Scandic Kolding. Han sjekker de ansattes arbeidstid hver dag. «Jeg bruker TimePlan i mitt daglige arbeid for å sjekke arbeidsplaner og se lønnsbudsjetter. Jeg lager også vaktlister og sammenligner de faktiske timene med lønnsbudsjettet mitt, sier Kim Knudsen. «I TimePlan kan jeg se hvor mange timer en ansatt har jobbet i løpet av en uke eller en måned. Når tellerne i TimePlan er gule, har den ansatte ikke fått nok timer. Når tellerne er grønne er det greit og når de er røde har den ansatte jobbet for mange timer.» Tidsregistrering via terminaler Ikke bare har Scandic Hotels ledelse hatt en enklere hverdag siden TimePlan ble implementert. Ansatte har også stor nytte av nettet vakt planlegging og tidsregistrering. Fysiske TimePlan-terminaler på Scandic Hotels registrerer enkelt når arbeidsdagen starter og slutter, og hver ansatt har sin egen innlogging. – Rent praktisk går jeg gjennom døren, og så er TimePlan-terminalen vår plassert rett ved siden av. Når jeg ser det, logger jeg på og når jeg går, melder jeg meg ut, forklarer Anne Dorthe Hjort, restaurantsjef ved Scandic Kolding. Oversikt over ferie og avspasering TimePlan gir også ansatte en enkel oversikt over ferie og avspasering. «Vi kan logge inn på vår TimePlan og se om vi har noen timer spart for avspasering i stedet. Før vi fikk TimePlan, måtte vi se manageren vår, og han måtte se gjennom alle papirene sine for å finne den informasjonen. Nå har vi alt i TimePlan, sier Anne Dorthe Hjort. Scandics hovedkontor i Danmark administrerer månedslønn til over 2000 ansatte. Annette Skjærris sier: «Vi her på lønnskontoret har opplevd en enorm forskjell siden vi gikk over fra Excel til TimePlan. I Excel skrev vi inn alt manuelt med høy risiko for feil. Nå får vi alle data og arbeidstimer eksportert direkte til lønnssystemet vårt med noen få klikk." Annette Skjærris avslutter: «Siden vi implementerte TimePlan har vi spart mye penger. Både når det gjelder etterlevelse av tariffavtaler og arbeidskraft.»