Seit 2005 nutzt Scandic HotelsTimePlan, um die Arbeitszeiten und Lohndaten von rund 2.000 Mitarbeitern zu erfassen. Die Kette hat 230 Hotels in ganz Skandinavien, und TimePlan hat Scandic Hotels sowohl Zeit als auch Lohnkosten gespart. "Wir haben uns bei Scandic für TimePlan entschieden, weil das Programm uns einen schnellen Überblick verschafft und wir leicht überprüfen können, ob wir unsere wichtigsten Tarifverträge und alle lokalen Vereinbarungen einhalten", sagt Annette Skjærris, Payroll Bookkeeper bei Scandic Hotels. Sie arbeitet im Rahmen von mehr als 200 Tarifverträgen und lokalen Vereinbarungen, und TimePlan kennt sie alle. Die Software stellt sicher, dass die Vereinbarungen für jeden Mitarbeiter eingehalten werden, und TimePlan kümmert sich auch um die Online-Schichtplanung, die Zeiterfassung und die Personalverwaltung für die gesamte Scandic-Kette. Zu viele oder zu wenige Stunden Einer der vielen Abteilungsleiter, die vom Einsatz von TimePlan profitieren, ist Kim Knudsen, F&B Manager im Scandic Kolding. Er kontrolliert täglich die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter. "Ich verwende TimePlan bei meiner täglichen Arbeit, um Arbeitspläne zu überprüfen und Lohnbudgets zu sehen. Ich erstelle auch Dienstpläne und vergleiche die tatsächlichen Stunden mit meinem Lohnbudget", sagt Kim Knudsen. "In TimePlan kann ich sehen, wie viele Stunden ein Mitarbeiter in einer Woche oder einem Monat gearbeitet hat. Wenn die Zähler in TimePlan gelb sind, hat der Mitarbeiter nicht genug Stunden geleistet. Wenn die Zähler grün sind, ist es in Ordnung, und wenn sie rot sind, hat der Mitarbeiter zu viele Stunden gearbeitet." Zeiterfassung über Terminals Nicht nur das Management der Scandic Hotels hat es seit der Einführung von TimePlan leichter. Auch die Mitarbeiter profitieren in hohem Maße von der Online-Schichtplanung und Zeiterfassung. Die physischen TimePlan-Terminals in den Scandic Hotels erfassen problemlos den Beginn und das Ende des Arbeitstages, und jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Login. "Praktisch gesehen gehe ich durch die Tür, und dann steht unser TimePlan-Terminal direkt daneben. Wenn ich es sehe, melde ich mich an und wenn ich gehe, melde ich mich ab", erklärt Anne Dorthe Hjort, Restaurant Supervisor im Scandic Kolding. Überblick über Urlaub und Freizeitausgleich TimePlan gibt den Mitarbeitern auch einen einfachen Überblick über ihren Urlaub und ihre Freizeitausgleichszeiten. "Wir können uns in TimePlan einloggen und sehen, ob wir Stunden für Freizeitausgleiche gespeichert haben. Bevor wir TimePlan hatten, mussten wir unseren Vorgesetzten aufsuchen, und er musste alle seine Unterlagen durchsehen, um diese Informationen zu finden. Jetzt haben wir das alles in TimePlan", sagt Anne Dorthe Hjort. Der Hauptsitz von Scandic in Dänemark verwaltet die monatlichen Gehälter von über 2.000 Mitarbeitern. sagt Annette Skjærris: "Wir hier im Lohnbüro haben einen großen Unterschied festgestellt, seit wir von Excel auf TimePlan umgestiegen sind. In Excel tippten wir alles manuell ein, was ein hohes Fehlerrisiko mit sich brachte. Jetzt bekommen wir alle Daten und Arbeitsstunden mit ein paar Klicks direkt in unser Gehaltsabrechnungssystem exportiert." fasst Annette Skjærris zusammen: "Seit wir TimePlan eingeführt haben, haben wir viel Geld gespart. Sowohl in Bezug auf die Einhaltung der Tarifverträge als auch in Bezug auf die Arbeitskraft."