Vuodesta 2005 lähtien Scandic Hotels on käyttänyt TimePlania noin 2 000 työntekijän työtunti- ja palkkatietojen seuraamiseen. Ketjulla on 230 hotellia eri puolilla Pohjoismaita, ja TimePlan on säästänyt Scandic Hotels -hotelleilta sekä aikaa että palkkakustannuksia. "Olemme valinneet TimePlanin Scandiciin, koska ohjelma antaa meille nopean yleiskuvan ja voimme helposti tarkistaa, että noudatamme tärkeimpiä työehtosopimuksiamme ja kaikkia paikallisia sopimuksiamme", sanoo Scandic Hotelsin palkanlaskija Annette Skjærris. Hän toimii yli 200 työehtosopimuksen ja paikallisen sopimuksen puitteissa, ja TimePlan tuntee ne kaikki. Ohjelmisto varmistaa, että sopimuksia noudatetaan jokaisen työntekijän kohdalla, ja TimePlan huolehtii myös online-vuorosuunnittelusta, työajan rekisteröinnistä ja Työsuhdetiedot koko Scandic-ketjulle. Liian monta tai liian vähän tunteja Yksi monista TimePlanin käytöstä hyötyvistä osastopäälliköistä on Kim Knudsen, Scandic Koldingin F&B-päällikkö. Hän tarkistaa työntekijöidensä työtunnit joka päivä. "Käytän TimePlania päivittäisessä työssäni tarkistaakseni työaikataulut ja nähdäkseni palkkabudjetit. Laadin myös työvuorolistoja ja vertaan todellisia tunteja palkkabudjettiini", Kim Knudsen kertoo. "TimePlanista näen, kuinka monta tuntia työntekijä on työskennellyt viikossa tai kuukaudessa. Kun TimePlanin laskurit ovat keltaisia, työntekijällä ei ole ollut tarpeeksi tunteja. Kun tiskit ovat vihreitä, se on hienoa ja kun ne ovat punaisia, työntekijä on työskennellyt liian monta tuntia." Työajan rekisteröinti terminaalien kautta Scandic Hotelsin johdolla ei ole ollut vain helpompaa elämää TimePlanin käyttöönoton jälkeen. Työntekijät hyötyvät myös suuresti online-työvuorosuunnittelusta ja työajan rekisteröinnistä. Scandic Hotelsin fyysiset TimePlan-terminaalit tallentavat helposti, milloin työpäivä alkaa ja päättyy, ja jokaisella työntekijällä on oma kirjautumistunnuksensa. "Käytännössä kävelen ovesta sisään, ja sitten TimePlan-terminaalimme sijoitetaan aivan sen viereen. Kun näen sen, kirjaudun sisään ja kun lähden, kirjaudun ulos", kertoo Scandic Koldingin ravintolapäällikkö Anne Dorthe Hjort. Yleiskatsaus lomasta ja vapaa-ajasta sen sijaan TimePlan antaa työntekijöille myös helpon yleiskuvan lomasta ja vapaa-ajasta. "Voimme kirjautua TimePlan-suunnitelmaamme ja katsoa, onko meillä varallamme vapaa-aikaa varten säästettyjä tunteja. Ennen kuin saimme TimePlanin, meidän piti nähdä esimiehemme, ja hänen täytyi käydä läpi kaikki paperinsa löytääkseen nämä tiedot. Nyt meillä on kaikki TimePlanissa", Anne Dorthe Hjort sanoo. Scandicin pääkonttori Tanskassa maksaa kuukausipalkkaa yli 2 000 työntekijälle. Annette Skjærris sanoo: "Me täällä palkkatoimistossa olemme kokeneet valtavan eron sen jälkeen, kun siirryimme Excelistä TimePlaniin. Excelissä kirjoitimme kaiken manuaalisesti suurella virheriskillä. Nyt saamme kaikki tiedot ja työtunnit vietyä suoraan palkanlaskentajärjestelmäämme muutamalla klikkauksella." Annette Skjærris toteaa lopuksi: "TimePlanin käyttöönoton jälkeen olemme säästäneet paljon rahaa. Sekä työehtosopimusten noudattamisen että työvoiman osalta."