Butikscheferna på den svenska detaljhandelskedjan Granngården måste bli ännu bättre på att använda TimePlan. Därför har HR-chefen Maria Pressing och den regionala försäljningschefen Mona Jansén just hållit de första workshoparna om hur TimePlan kan ge en bättre överblick och frigöra tid för att fokusera på medarbetare och kunder.
Granngården har använt TimePlan för skiftplanering och tidsregistrering i kedjans 111 butiker i Sverige sedan 2012. Men när Mona Jansén anställdes som regional försäljningschef 2018 upptäckte hon att alla butiker inte använder TimePlan optimalt. Därför initierade hon tillsammans med HR-chefen Maria Pressing (bilden ovan) ett antal workshops för Granngårdens butikschefer. Den första workshopen har nu hållits i Stockholm för 111 butikschefer.
"Många av våra butikschefer har inte varit medvetna om hur mycket och hur de kan använda TimePlan", säger Mona Jansén, som tidigare har arbetat med TimePlan på en svensk elektronikkedja och i JYSK.
"Butikerna har förändrats under de senaste sju åren, och det har även de anställda gjort. Därför måste vi uppdatera vår användning av TimePlan för att spegla hur vi ser ut i dag."
Varför TimePlan är viktigt
För HR-chefen Maria Pressing har det varit avgörande att förmedla en förståelse för varför TimePlan är viktigt och sedan utbilda butikscheferna i hur de ska få ut det mesta av programmet.
"Vid den första workshopen har vi därför betonat vad som händer om arbetstiderna och arbetstagaruppgifterna inte uppdateras i TimePlan. Det ger oss extra arbete under löneprocessen när systemet inte används på rätt sätt", säger Maria Pressing.
Under workshopen fokuserade Mona Jansén också på kostnader, indexräknare och rättighetsprofiler.
"Vi har visat hur man som butikschef kan använda TimePlan som ett ledningsverktyg eftersom programmet tillhandahåller data om sjukfrånvaro, övertid och tendenser i en butik. En av ögonöppnarna har varit att när du som butikschef håller TimePlan uppdaterat gör programmet mycket av det administrativa arbetet åt dig. Det innebär att du kan komma bort från skärmen och fokusera på medarbetare och kunder, säger Mona Jansén.
Mindre blyg
Under workshopen fick butikscheferna också träffa TimePlan Softwares seniorkonsult Anna Friborg. Hon är anställd av Granngården för att bemanna TimePlans telefonsupport några dagar i veckan och svarar även på frågor via e-post.
"Flera av våra butikschefer reste sig upp och kramade Anna när de fick reda på att det var henne de hade talat med. Det hjälper mycket att hon ursprungligen kommer från Sverige och talar svenska. Efter workshopen känner sig butikscheferna mindre blyga för att ta kontakt för att få hjälp. Vi är glada över att få arbeta med Anna, säger Maria Pressing.
Ett verktyg som vi redan hade
Nästa steg för Granngården är en uppföljningsworkshop i december, där Mona Jansén och Anna Friborg kommer att gå på djupet med hur butikscheferna kan använda specifika funktioner i TimePlan. Idag har Granngården drygt 1 000 anställda i TimePlan, som registrerar sina arbetstider genom att logga in och ut från TimePlan-terminaler. Anställda kan också se sitt schema, sina semestrar och lediga dagar i stället via TimePlan Web App.
"Efter vår första workshop för butikscheferna har vi nu även utbildat våra sju regionala försäljningschefer och vår landschef i TimePlan", säger Mona Jansén och tillägger:
"TimePlan är ett verktyg som vi redan hade men som vi inte utnyttjade fullt ut. Det kommer vi att göra nu."
Mona Jansén (till höger) tillsammans med en av Granngårdens butikschefer som nyligen deltog i TimePlan-workshops som Mona Jansén tagit initiativ till.
