Ruotsalaisen Granngården-kauppaketjun myymäläpäälliköiden on oltava entistä parempia TimePlanin käytössä. Siksi henkilöstöpäällikkö Maria Pressing ja alueellinen myyntipäällikkö Mona Jansén ovat juuri järjestäneet ensimmäiset työpajat siitä, miten TimePlan voi tarjota paremman yleiskuvan ja vapauttaa aikaa keskittyä työntekijöihin ja asiakkaisiin.
Granngården on käyttänyt TimePlania työvuorosuunnitteluun ja työajan rekisteröintiin ketjun 111 myymälässä Ruotsissa vuodesta 2012 lähtien. Mutta kun Mona Jansén palkattiin alueelliseksi myyntipäälliköksi vuonna 2018, hän huomasi, että kaikki kaupat eivät käytä TimePlania optimaalisesti. Siksi hän aloitti yhdessä henkilöstöpäällikkö Maria Pressingin (kuva yllä) kanssa useita työpajoja Granngårdenin myymäläpäälliköille. Ensimmäinen työpaja on nyt pidetty Tukholmassa 111 myymäläpäällikölle.
"Monet myymäläpäälliköistämme eivät ole olleet tietoisia siitä, kuinka paljon ja miten he voivat käyttää TimePlania", sanoo Mona Jansén, joka on aiemmin työskennellyt TimePlanin kanssa ruotsalaisessa elektroniikkaketjussa ja JYSKissä.
"Vähittäiskaupat ovat muuttuneet viimeisen seitsemän vuoden aikana, samoin kuin työntekijät. Siksi meidän on päivitettävä TimePlanin käyttömme vastaamaan sitä, missä olemme tänään."
Miksi TimePlan on tärkeä
Henkilöstöpäällikkö Maria Pressingille on ollut tärkeää välittää ymmärrys siitä, miksi TimePlan on tärkeä, ja kouluttaa sitten myymäläpäälliköt hyödyntämään ohjelmistoa parhaalla mahdollisella tavalla.
"Ensimmäisessä työpajassa olemme siis korostaneet, mitä tapahtuu, jos työaika- ja työntekijätietoja ei päivitetä TimePlaniin. Tämä antaa meille ylimääräistä työtä palkanlaskennan aikana, kun järjestelmää ei käytetä oikein", Maria Pressing sanoo.
Työpajan aikana Mona Jansén keskittyi myös kustannuksiin, indeksilaskureihin ja oikeusprofiileihin.
"Olemme osoittaneet, kuinka myymäläpäällikkönä voit käyttää TimePlania hallintatyökaluna, koska ohjelma tarjoaa tietoja sairauslomista, ylitöistä ja taipumuksista kaupassa. Yksi silmiä avaavista tekijöistä on ollut, että kun sinä myymäläpäällikkönä pidät TimePlanin ajan tasalla, ohjelma tekee suuren osan hallinnollisesta työstä puolestasi. Tämä tarkoittaa, että voit päästä pois näytöltä ja keskittyä työntekijöihin ja asiakkaisiin", Mona Jansén sanoo.
Vähemmän ujo
Työpajassa myymäläpäälliköt tutustuivat myös TimePlan Softwaren vanhempaan konsulttiin Anna Friborgiin. Granngården palkkaa hänet hoitamaan TimePlan-puhelintukea muutamana päivänä viikossa, ja hän vastaa myös kyselyihin sähköpostitse.
"Useat myymäläpäälliköistämme nousivat ylös ja halasivat Annaa, kun he saivat tietää, että he olivat puhuneet hänen kanssaan. Se auttaa paljon, että hän on kotoisin Ruotsista ja puhuu ruotsia. Työpajan jälkeen myymäläpäälliköt tuntevat olonsa vähemmän ujoksi ottaa yhteyttä saadakseen apua. Olemme iloisia saadessamme työskennellä Annan kanssa", Maria Press sanoo.
Työkalu, joka meillä jo oli
Seuraava askel Granngårdenille on joulukuussa järjestettävä seurantatyöpaja, jossa Mona Jansén ja Anna Friborg kertovat syvällisesti, miten myymäläpäälliköt voivat käyttää TimePlanin tiettyjä toimintoja. Nykyään Granngårdenilla on TimePlanissa hieman yli 1 000 työntekijää, jotka rekisteröivät työaikansa kirjautumalla sisään ja ulos TimePlan-terminaaleista. Työntekijät voivat myös tarkastella työvuorolistaansa, vapaapäiviään ja vapaa-aikaa timeplan-verkkosovelluksen sijaan.
"Ensimmäisen myymäläpäälliköille tekemämme työpajan jälkeen olemme nyt myös kouluttaneet seitsemän alueellista myyntipäällikköämme ja maajohtajamme TimePlanissa", Mona Jansén sanoo ja lisää:
"TimePlan on työkalu, joka meillä jo oli, mutta emme hyödyntäneet siitä parhaalla mahdollisella tavalla. Teemme sen nyt."
Mona Jansén (oikealla) yhden Granngårdenin myymäläpäällikön kanssa, joka osallistui äskettäin Mona Jansénin käynnistämiin TimePlan-työpajoihin.
