Butikscheferne i den svenske detailkæde Granngården skal blive endnu bedre til at bruge TimePlan. Derfor har HR-chef Maria Pressing og regional salgschef Mona Jansén netop afholdt de første workshops om, hvordan TimePlan kan give et bedre overblik og frigøre tid til at fokusere på medarbejdere og kunder.
Granngården har brugt TimePlan til vagt planlægning og tidsregistrering i kædens 111 butikker i Sverige siden 2012. Men da Mona Jansén blev ansat som regional salgschef i 2018, opdagede hun, at ikke alle butikkerne bruger TimePlan optimalt. Derfor tog hun sammen med HR-chef Maria Pressing (foto ovenfor) initiativ til en række workshops for Granngårdens butikschefer. Den første workshop er nu blevet afholdt i Stockholm for 111 butikschefer.
"Mange af vores butikschefer har ikke været klar over, hvor meget og hvordan de kan bruge TimePlan," siger Mona Jansén, som tidligere har arbejdet med TimePlan i en svensk elektronikkæde og i JYSK.
"Butikkerne har ændret sig i løbet af de sidste syv år, og det samme gælder medarbejderne. Derfor er vi nødt til at opdatere vores brug af TimePlan for at afspejle, hvor vi er i dag."
Hvorfor TimePlan er vigtig
For HR Manager Maria Pressing har det været afgørende at formidle en forståelse af, hvorfor TimePlan er vigtig, og derefter træne butikscheferne i at få mest muligt ud af softwaren.
"På den første workshop har vi derfor understreget, hvad der sker, hvis arbejdstiden og medarbejderdataene ikke opdateres i TimePlan. Det giver os ekstra arbejde i lønprocessen, når systemet ikke bruges korrekt", siger Maria Pressing.
Under workshoppen fokuserede Mona Jansén også på omkostninger, indekstællere og rettighedsprofiler.
"Vi har vist, hvordan man som butikschef kan bruge TimePlan som et ledelsesværktøj, fordi programmet giver data om sygdom fravær, overarbejde og tendenser i en butik. En af øjenåbnerne har været, at når man som butikschef holder TimePlan opdateret, så gør programmet meget af det administrative arbejde for en. Det betyder, at man kan komme væk fra skærmen og fokusere på medarbejdere og kunder," siger Mona Jansén.
Mindre genert
På workshoppen blev butikscheferne også præsenteret for TimePlan Softwares seniorkonsulent Anna Friborg. Hun er ansat af Granngården til at bemande TimePlan-telefonsupporten et par dage om ugen, og hun besvarer også henvendelser via e-mail.
"Flere af vores butikschefer rejste sig op og gav Anna et knus, da de fandt ud af, at det var hende, de havde talt med. Det hjælper meget, at hun oprindeligt er fra Sverige og taler svensk. Efter workshoppen føler butikscheferne sig mindre generte for at række ud efter hjælp. Vi er glade for at arbejde sammen med Anna," siger Maria Pressing.
Et værktøj, vi allerede havde
Det næste skridt for Granngården er en opfølgende workshop i december, hvor Mona Jansén og Anna Friborg vil gå i dybden med, hvordan butikscheferne kan bruge specifikke funktioner i TimePlan. I dag har Granngården lidt over 1.000 medarbejdere i TimePlan, som registrerer deres arbejdstid ved at logge ind og ud af TimePlan-terminalerne. Medarbejderne kan også se deres vagtplan, ferie og afspadsering via TimePlan Web App.
"Efter vores første workshop for butikscheferne har vi nu også uddannet vores syv regionale salgschefer og vores landechef i TimePlan," siger Mona Jansén og tilføjer:
"TimePlan er et værktøj, som vi allerede havde, men som vi ikke fik det bedste ud af. Det vil vi gøre nu."
Mona Jansén (til højre) sammen med en af Granngårdens butikschefer, som for nylig deltog i TimePlan-workshops, som Mona Jansén har taget initiativ til.
