Die Filialleiter der schwedischen Handelskette Granngården müssen noch besser mit TimePlan umgehen können. Deshalb haben die Personalleiterin Maria Pressing und die regionale Verkaufsleiterin Mona Jansén gerade die ersten Workshops darüber abgehalten, wie TimePlan einen besseren Überblick verschafft und mehr Zeit für Mitarbeiter und Kunden schafft.
Granngården nutzt TimePlan seit 2012 für die Schichtplanung und Zeiterfassung in den 111 Filialen der Kette in Schweden. Doch als Mona Jansén 2018 als Regional Sales Managerin eingestellt wurde, stellte sie fest, dass nicht alle Filialen TimePlan optimal nutzen. Daher initiierte sie gemeinsam mit der Personalleiterin Maria Pressing (Foto oben) eine Reihe von Workshops für die Filialleiter von Granngården. Der erste Workshop wurde nun in Stockholm für 111 Filialleiter abgehalten.
"Viele unserer Filialleiter wussten nicht, wie viel und wie sie TimePlan nutzen können", sagt Mona Jansén, die zuvor mit TimePlan bei einer schwedischen Elektronikkette und bei JYSK gearbeitet hat.
"Die Einzelhandelsgeschäfte haben sich in den letzten sieben Jahren verändert, ebenso wie die Mitarbeiter. Deshalb müssen wir unsere Nutzung von TimePlan aktualisieren, damit wir wissen, wo wir heute stehen.
Warum TimePlan wichtig ist
Für die Personalleiterin Maria Pressing war es entscheidend, den Filialleitern zu vermitteln, warum TimePlan wichtig ist, und sie dann darin zu schulen, wie sie die Software optimal nutzen können.
"Beim ersten Workshop haben wir deshalb darauf hingewiesen, was passiert, wenn die Arbeitszeiten und Mitarbeiterdaten nicht in TimePlan aktualisiert werden. Das bringt uns zusätzliche Arbeit bei der Lohnabrechnung, wenn das System nicht richtig genutzt wird", sagt Maria Pressing.
Während des Workshops konzentrierte sich Mona Jansén auch auf Kosten, Indexzähler und Rechteprofile.
"Wir haben gezeigt, wie man als Filialleiter TimePlan als Management-Tool nutzen kann, weil das Programm Daten über Krankheitsurlaub, Überstunden und Tendenzen in einer Filiale liefert. Eines der Augenöffner war, dass das Programm einen Großteil der Verwaltungsarbeit für Sie übernimmt, wenn Sie als Filialleiter TimePlan auf dem neuesten Stand halten. Das bedeutet, dass man vom Bildschirm wegkommt und sich auf die Mitarbeiter und Kunden konzentrieren kann", sagt Mona Jansén.
Weniger schüchtern
Während des Workshops lernten die Marktleiter auch die Senior Consultant von TimePlan Software, Anna Friborg, kennen. Sie ist bei Granngården angestellt, um an einigen Tagen in der Woche den TimePlan-Telefonsupport zu betreuen, und sie beantwortet auch Anfragen per E-Mail.
"Mehrere unserer Filialleiter sind aufgestanden und haben Anna umarmt, als sie erfuhren, dass sie es war, mit der sie gesprochen hatten. Es hilft sehr, dass sie ursprünglich aus Schweden kommt und Schwedisch spricht. Nach dem Workshop haben die Filialleiter weniger Scheu, sich um Hilfe zu bemühen. Wir freuen uns über die Zusammenarbeit mit Anna", sagt Maria Pressing.
Ein Werkzeug, das wir bereits hatten
Der nächste Schritt für Granngården ist ein Follow-up-Workshop im Dezember, bei dem Mona Jansén und Anna Friborg detailliert darauf eingehen werden, wie die Filialleiter bestimmte Funktionen in TimePlan nutzen können. Heute hat Granngården etwas mehr als 1.000 Mitarbeiter in TimePlan, die ihre Arbeitszeiten durch An- und Abmeldung an den TimePlan-Terminals erfassen. Über die TimePlan Web App können die Mitarbeiter auch ihren Dienstplan, Urlaub und Freizeitausgleich einsehen.
"Nach unserem ersten Workshop für die Filialleiter haben wir nun auch unsere sieben regionalen Verkaufsleiter und unseren Country Manager in TimePlan geschult", sagt Mona Jansén und fügt hinzu:
"TimePlan ist ein Instrument, das wir bereits hatten, aber nicht optimal genutzt haben. Das werden wir jetzt nachholen."
Mona Jansén (rechts) mit einem der Filialleiter von Granngården, der kürzlich an den von Mona Jansén initiierten TimePlan-Workshops teilgenommen hat.
