Butikksjefene i den svenske butikkjeden Granngården må bli enda flinkere til å bruke TimePlan. Derfor har HR-sjef Maria Pressing og Regional Sales Manager Mona Jansén nettopp holdt de første workshopene om hvordan TimePlan kan gi bedre oversikt og frigjøre tid til å fokusere på ansatte og kunder.
Granngården har brukt TimePlan til vakt planlegging og tidsregistrering i kjedens 111 butikker i Sverige siden 2012. Men da Mona Jansén ble ansatt som Regional Sales Manager i 2018, oppdaget hun at ikke alle butikkene bruker TimePlan optimalt. Derfor tok hun sammen med HR-sjef Maria Pressing (bildet over) initiativ til en rekke workshops for Granngårdens butikksjefer. Den første workshopen er nå avholdt i Stockholm for 111 butikksjefer.
– Mange av våre butikksjefer har ikke vært klar over hvor mye og hvordan de kan bruke TimePlan, sier Mona Jansén, som tidligere har jobbet med TimePlan i en svensk elektronikkkjede og i JYSK.
«Detaljhandelen har endret seg de siste syv årene, det samme har ansatte. Det er derfor vi må oppdatere vår bruk av TimePlan for å gjenspeile hvor vi er i dag.»
Hvorfor TimePlan er viktig
For HR-sjef Maria Pressing har det vært avgjørende å formidle en forståelse av hvorfor TimePlan er viktig og deretter lære opp butikksjefene i hvordan de kan få mest mulig ut av programvaren.
«På den første workshopen har vi derfor lagt vekt på hva som skjer dersom arbeidstiden og ansattes data ikke er oppdatert i TimePlan. Dette gir oss ekstra arbeid under lønnsprosessen når systemet ikke brukes riktig, sier Maria Pressing.
Under workshopen fokuserte Mona Jansén også på kostnader, indekstellere og rettighetsprofiler.
«Vi har vist hvordan du som butikksjef kan bruke TimePlan som et styringsverktøy fordi programmet gir data om sykefravær, overtid og tendenser i en butikk. En av øyeåpnerne har vært at når du som butikksjef holder TimePlan oppdatert, gjør programmet mye av det administrative arbeidet for deg. Det betyr at du kan komme deg vekk fra skjermen og fokusere på ansatte og kunder, sier Mona Jansén.
Mindre sjenert
På workshopen ble butikksjefene også introdusert for TimePlan Softwares seniorkonsulent Anna Fribourg. Hun er ansatt av Granngården for å bemanne TimePlans telefonstøtte noen dager i uken, og hun svarer også på henvendelser på e-post.
«Flere av våre butikksjefer reiste seg og klemte Anna da de fant ut at det var henne de hadde snakket med. Det hjelper mye at hun opprinnelig er fra Sverige og snakker svensk. Etter workshopen føler butikksjefene seg mindre sjenerte for å søke hjelp. Vi er glade for å jobbe med Anna, sier Maria Pressing.
Et verktøy vi allerede hadde
Neste steg for Granngården er en oppfølgingsworkshop i desember, hvor Mona Jansén og Anna Friborg skal gå i dybden om hvordan butikksjefene kan bruke spesifikke funksjoner i TimePlan. I dag har Granngården i overkant av 1000 ansatte i TimePlan, som registrerer arbeidstiden ved å logge seg inn og ut av TimePlan-terminaler. Ansatte kan også se vaktliste, ferier og avspaseringer i stedet gjennom TimePlan Web App.
"Etter vår første workshop for butikksjefene har vi nå også trent opp våre syv regionale salgssjefer og vår Country Manager i TimePlan," sier Mona Jansén og legger til:
«TimePlan er et verktøy vi allerede hadde, men som vi ikke fikk mest mulig ut av. Det skal vi gjøre nå."
Mona Jansén (til høyre) med en av Granngårdens butikksjefer som nylig deltok på TimePlan-verkstedene initiert av Mona Jansén.
