"Med TimePlan kan vi alltid gå tillbaka för att se vad våra sjuksköterskor har fått i form av ersättningar, frånvaro, semester, sjukdom och ersättning. Vi sparar tid varje dag och har hela historiken, med all data lagrad på ett och samma ställe."
Det säger Lillian Moberg Pedersen, redovisningsassistent på Aleris Hamlet Private Hospitals i Danmark.
Hon har arbetat med TimePlan sedan 2011 då programmet valdes ut för schemaläggning, Tidsrapportering och Personaladministration på Aleris Hamlets sju privata sjukhus och Aleris Care i Danmark. Aleris Hamlet är Danmarks största privata sjukhus och sysselsätter 11 000 sjuksköterskor, läkare och biträdande personal i Skandinavien.
Natttillägg för sjuksköterskor
"Tidigare hade vi mycket manuell administration för att hantera sjuksköterskornas tidrapporter. Vilka timmar arbetade de? Vilka natttillägg har de rätt till? Vi gjorde beräkningar på papper - även för våra andra anställda. Vi har ett stort antal timanställda", säger Lillian Moberg Pedersen.
Nu håller TimePlan reda på Tidsrapportering för alla Aleris Hamlets anställda som loggar in och ut med sina anställningsnummer via en terminalskärm.
"Det är mycket viktigt med korrekt tidsregistrering eftersom den utgör grunden för lönekörningen. TimePlan beräknar automatiskt alla ersättningar och uppgifter som behövs. Systemet håller också reda på våra kollektivavtal och arbetsregler och tar hänsyn till vilka funktioner och vilken löneskala varje anställd har", säger Lillian Moberg Pedersen.
Spara tid på löneavdelningen
Sedan TimePlan infördes har personalen på Aleris Hamlet sparat tid när det gäller administration och andra områden på sjukhusen. Fler anställda har anställts och TimePlan har hjälpt till med viktiga HR-frågor.
"Vi har sparat tid på löneavdelningen eftersom vi inte längre behöver göra manuella beräkningar utifrån tidrapporter. Vi behöver inte längre beräkna frånvaro, semester, sjukdom, ersättning osv. manuellt. Att ha anställningsavtal som lagras elektroniskt i TimePlan är också en stor hjälp med den anställdes frånvarohistorik, anställningshistorik etc. på ett och samma ställe. Risken för manuella fel har också minskat betydligt", säger Lillian Moberg Pedersen.
