«Med TimePlan kan vi alltid gå tilbake for å se hva sykepleierne våre har mottatt i form av godtgjørelser, fravær, ferie, sykdom og refusjon. Vi sparer tid hver dag og har hele historien, med all data lagret på ett sted.»
Dette sier Lillian Moberg Pedersen, regnskapsassistent ved Aleris Hamlet Private Hospitals i Danmark.
Hun har jobbet med TimePlan siden 2011 da programmet ble valgt ut vaktplanlegging , tidsregistrering og HR-administrasjon ved Aleris Hamlets syv private sykehus og Aleris Care i Danmark. Aleris Hamlet er Danmarks største private sykehus og sysselsetter 11 000 sykepleiere, leger og hjelpepersonell i Skandinavia.
Nattpenger for sykepleiere
«Tidligere hadde vi mye manuell administrasjon som håndterte sykepleiernes timelister. Hvilke timer jobbet de? Hvilke nattpenger har de rett på? Vi gjorde beregninger på papir – også for våre øvrige ansatte. Vi har et stort antall timearbeidere, sier Lillian Moberg Pedersen.
Nå holder TimePlan styr på tidsregistrering for alle Aleris Hamlets ansatte som logger inn og ut med sine ansattnummer via en terminalskjerm.
– Riktig tidsregistrering er veldig viktig fordi det danner grunnlaget for lønnskjøringen. TimePlan beregner automatisk alle kvoter og data som trengs. Systemet holder også oversikt over våre tariffavtaler og arbeidsregler og tar hensyn til hvilke funksjoner og hvilken lønnsramme hver enkelt ansatt har, sier Lillian Moberg Pedersen.
Sparer tid i lønnsavdelingen
Siden introduksjonen av TimePlan har personalet ved Aleris Hamlet spart tid når det gjelder administrasjon og på andre områder av sykehusene. Flere ansatte er ansatt, og TimePlan har bistått med viktige HR-saker.
– Vi har spart tid på lønnsavdelingen fordi vi ikke lenger trenger å gjøre manuelle beregninger basert på timelister. Vi trenger ikke lenger å beregne fravær, ferie, sykdom, refusjon osv. manuelt. Å ha ansattkontrakter lagret elektronisk i TimePlan er også til stor hjelp med den ansattes fraværshistorikk, ansettelseshistorikk etc. på ett sted. Risikoen for manuelle feil er også betydelig redusert, sier Lillian Moberg Pedersen.
