"Mit TimePlan können wir jederzeit zurückverfolgen, was unsere Krankenschwestern an Zulagen, Abwesenheit, Urlaub, Krankheit und Rückerstattung erhalten haben. Wir sparen jeden Tag Zeit und haben die gesamte Historie mit allen Daten an einem Ort gespeichert."
Dies sind die Worte von Lillian Moberg Pedersen, Buchhaltungsassistentin bei Aleris Hamlet Private Hospitals in Dänemark.
Sie arbeitet seit 2011 mit TimePlan, als das Programm für Schichtplanung, die Zeiterfassung und die Personalverwaltung in den sieben privaten Krankenhäusern von Aleris Hamlet und Aleris Care in Dänemark ausgewählt wurde. Aleris Hamlet ist Dänemarks größtes privates Krankenhaus und beschäftigt 11.000 Krankenschwestern, Ärzte und Hilfskräfte in Skandinavien.
Nachtzulagen für Krankenschwestern und Krankenpfleger
"In der Vergangenheit mussten wir die Stundenzettel der Krankenschwestern und -pfleger in großem Umfang manuell verwalten. Wie viele Stunden haben sie gearbeitet? Welche Nachtzuschläge stehen ihnen zu? Wir haben Berechnungen auf Papier gemacht - auch für unsere anderen Mitarbeiter. Wir haben eine große Anzahl von stundenweise Beschäftigten", sagt Lillian Moberg Pedersen.
Jetzt erfasst TimePlan die Zeiterfassung für alle Mitarbeiter von Aleris Hamlet, die sich mit ihrer Mitarbeiternummer über einen Terminalbildschirm an- und abmelden.
"Eine korrekte Zeiterfassung ist sehr wichtig, denn sie bildet die Grundlage für die Lohnabrechnung. TimePlan berechnet automatisch alle benötigten Zulagen und Daten. Das System behält auch unsere Tarifverträge und Arbeitsvorschriften im Auge und berücksichtigt, welche Funktionen und welchen Tarif jeder Mitarbeiter hat", sagt Lillian Moberg Pedersen.
Zeitersparnis in der Lohnbuchhaltung
Seit der Einführung von TimePlan haben die Mitarbeiter von Aleris Hamlet Zeit in der Verwaltung und in anderen Bereichen des Krankenhauses gespart. Es wurden mehr Mitarbeiter eingestellt, und TimePlan hat bei wichtigen HR-Angelegenheiten geholfen.
"Wir haben in der Lohnbuchhaltung Zeit gespart, weil wir keine manuellen Berechnungen mehr auf der Grundlage von Stundenzetteln vornehmen müssen. Wir müssen Abwesenheit, Urlaub, Krankheit, Rückerstattung usw. nicht mehr manuell berechnen. Die elektronische Speicherung der Mitarbeiterverträge in TimePlan ist ebenfalls eine große Hilfe, da die Abwesenheitshistorie, der Beschäftigungsverlauf usw. des Mitarbeiters an einem Ort gespeichert sind. Das Risiko von manuellen Fehlern wurde ebenfalls erheblich reduziert", sagt Lillian Moberg Pedersen.
