In einer Zeit zunehmend flexibler Arbeitszeiten und global verteilter Teams ist die Erfassung der Arbeitszeiten wichtiger denn je geworden. Diese Bedeutung wird durch das von der Europäischen Union 2019 umgesetzte gesetzliche Mandat unterstrichen, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Ziel dieser Verordnung ist es, eine objektive Grundlage für Gespräche zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern zu schaffen, die in erster Linie darauf abzielen, Überstunden zu vermeiden und das Wohlergehen der Arbeitnehmer zu gewährleisten.
Die neue gesetzliche Vorschrift erinnert an einen richtungsweisenden Fall aus dem Jahr 2017, als die spanische Gewerkschaft CCOO die Deutsche Bank verklagte. Die Gewerkschaft argumentierte, dass die Bank ein System zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einrichten sollte, da sie den Verdacht hegte, dass die Mitarbeiter übermäßig viel arbeiten würden. Der Fall wurde an die EU-Gerichte weitergeleitet, die die Rechte der Beschäftigten bestätigten:
- Eine durchschnittliche Wochenarbeitszeit von weniger als 48 Stunden innerhalb eines Viermonatszeitraums
- Eine Mindestruhezeit von 11 aufeinanderfolgenden Stunden pro Tag (24 Stunden)
- Ein wöchentlicher freier Tag
Der EU-Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten von den Arbeitgebern verlangen müssen, Verfahren einzuführen, die sicherstellen, dass die tatsächliche tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst wird. Dänemark wird, wie alle EU-Mitgliedstaaten, diese gesetzliche Vorschrift bald übernehmen und damit seine Arbeitsmarktpraktiken an die EU-Norm angleichen.
Die Unternehmen stehen nun vor der Entscheidung, ob sie die Zeiterfassung bereits vor der kommenden Gesetzgebung in Angriff nehmen oder abwarten sollen, bis sie gesetzlich vorgeschrieben wird.
Während sich die Änderungen abzeichnen, können Unternehmen in Dänemark bereits jetzt die Vorteile der Zeiterfassung und -registrierung nutzen. Durch proaktives Handeln können sich Unternehmen einen Vorsprung verschaffen und sicherstellen, dass sie vollständig vorbereitet sind, wenn die Rechtsvorschriften in Kraft treten. Darüber hinaus hilft die frühzeitige Einführung der Zeiterfassung den Unternehmen, die mit der Nichteinhaltung der Vorschriften verbundenen Risiken, einschließlich möglicher Klagen und Strafen, zu verringern. Sie fördert einen reibungslosen Übergang zu den neuen Vorschriften und unterstützt eine Kultur der Einhaltung, die nicht nur die Gesetze einhält, sondern auch das Unternehmen und seine Mitarbeiter schützt.
Der Business Case für Zeiterfassung und Registrierung
Abgesehen von den rechtlichen Anforderungen bietet die Zeiterfassung sowohl für die Beschäftigten als auch für die Führungskräfte eine Vielzahl von Vorteilen. Auf den ersten Blick mögen manche sie als zusätzliche Aufgabe oder sogar als Mittel zur Überwachung betrachten. Wenn sie jedoch richtig umgesetzt wird, kann die Zeiterfassung eine Reihe von Vorteilen bieten, die weit über die bloße Einhaltung von Vorschriften hinausgehen.
Eine transparente und faire Entlohnung wird durch eine exakte Gehaltsabrechnung möglich, bei der die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden eines jeden Mitarbeiters genau erfasst werden. Diese Daten können auch unschätzbare Erkenntnisse für Leistungsbewertungen liefern und bieten eine objektive Grundlage für konstruktives Feedback und Entwicklungsgespräche.
Die Zeiterfassung führt auch zu fundierten Entscheidungen über die Optimierung des Personalbestands und die Ressourcenzuweisung. Sie ermöglicht ein umfassendes Verständnis darüber, wie die Zeit über Projekte, Kunden und Aufgaben hinweg verbracht wird, und bietet Einblicke in Arbeitsmuster und Produktivitätsniveaus.
Und schließlich ist es ein wirksames Instrument zur Förderung einer gesunden Work-Life-Balance. Indem es Fälle von Über- oder Unterauslastung identifiziert, hilft es, Burnout zu verhindern, Stress zu reduzieren und sicherzustellen, dass die Mitarbeiter genügend Zeit für Ruhe und Erholung haben.
Daher ist die Zeiterfassung nicht nur ein gesetzliches Mandat, sondern auch ein strategisches Instrument, das Effizienz, Fairness und Produktivität fördert und zu einer engagierteren und ausgeglicheneren Belegschaft beiträgt.
Die Zeiterfassung auf die nächste Stufe der Compliance heben
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TimePlan ist jedoch nicht nur ein System zur Zeiterfassung. Es ist ein intelligentes System, das auf jahrelanger Erfahrung beruht und in der Lage ist, zahlreiche Varianten von Tarifverträgen gleichzeitig zu verwalten und zu interpretieren. Diese fortschrittliche Funktion vereinfacht den komplexen Prozess der Personaleinsatzplanung und stellt sicher, dass alle Vorschriften und Vereinbarungen genau berücksichtigt und eingehalten werden.
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Eine intelligente Lösung für Workforce Management
Mit TimePlan können sich Mitarbeiter nahtlos über ein Kartenlesegerät, einen Pin-Code oder die TimePlan Web App auf Telefonen, Tablets und Computern an- und abmelden. Diese dynamische Schnittstelle gibt Managern einen Echtzeit-Überblick über ihre Belegschaft, da sie wissen, wer arbeitet und wer sich zu einem bestimmten Zeitpunkt im Gebäude befindet.
TimePlan bietet über die reine Zeiterfassung hinaus auch ein robustes Tool zur Erfassung von Abwesenheit, einschließlich Krankheit und Urlaub. Dies kann bequem über die TimePlan App erfolgen. Diese Funktion ist in der heutigen, sich ständig verändernden Geschäftsumgebung besonders wichtig, da sie Unternehmen in die Lage versetzt, unerwartete Änderungen effizient zu handhaben und darauf zu reagieren und so einen ununterbrochenen und produktiven Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Da Dänemark kurz vor der Umsetzung der EU-Vorschriften zur Zeiterfassung und -registrierung steht, ist TimePlan ein wirksames Instrument für Unternehmen, um diese neuen Vorschriften nicht nur einzuhalten, sondern sie auch zu nutzen, um eine Vielzahl von organisatorischen Vorteilen zu erschließen. In der sich wandelnden Arbeitswelt werden effektive Zeiterfassungspraktiken, die durch fortschrittliche Tools wie TimePlan unterstützt werden, zu einem Eckpfeiler einer produktiven, ausgeglichenen und zukunftsfähigen Belegschaft.
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