1995 fick Preben Bjerregaard nog av röriga Excel-kalkylblad och komplicerade anställningsregler. Det måste finnas ett enklare sätt att planera vakter för 60 anställda på fem avdelningar. Därför kontaktade han sin vän Henrik Baasch och det visade sig att han hade rätt.
"Det var extremt tidskrävande att skapa scheman för 60 anställda i Excel. Överblicken var obefintlig, felkällorna otaliga och den administrativa bördan mycket tung kring den månatliga lönesättningen", säger Preben Bjerregaard, som då var direktör för Inspiration i Aalborg i Danmark.
Därför kontaktade han sin vän Henrik Baasch, som drev IT-företaget Erhvervsservice Nord. Henrik Baasch välkomnade idén om att utveckla ett IT-system för personalförvaltning. Tillsammans med mjukvaruutvecklaren Knud Riishøjgaard började de skapa det som vi nu känner till som TimePlan.
TimePlan gjorde vardagen enklare
"Vi arbetade oavbrutet i två månader. Vi satt framför datorn 18 timmar om dagen", minns Preben Bjerregaard.
Den färdiga produkten TimePlan revolutionerade butikernas arbetsdag. Programmet gav arbetsgivaren en visuell överblick och den anställde ett tydligt arbetsschema 16 veckor framåt.
"Vi sparade kostnader i vår budget och fick nöjdare anställda. TimePlan gjorde vår vardag så mycket enklare", säger Preben Bjerregaard, som fortsätter att använda TimePlan i dag som centerchef på Aalborg Storcenter shoppingcenter.
Ett verktyg under Covid-19
Våren 2020 fick TimePlan en ny roll för användarna på Aalborg Storcenter när Covid-19 slog till mot Danmark. Pandemin ledde till en tillfällig avspärrning av butiker, restauranger och köpcentra och därmed nya behov av tidsregistrering och dokumentation.
"TimePlan har varit ett trovärdigt verktyg under Covid-19. Butikerna har registrerat frånvaro på ett enkelt och korrekt sätt - oavsett om de anställda har tagit semester, skickats till home eller varit sjukskrivna. Tack vare historiska data från tjänstgöringslistor och tidsregistrering i TimePlan har butikerna kunnat dokumentera hur många anställda som vanligtvis är på jobbet. Uppgifter från TimePlan har utgjort grunden för ansökningar om lönekompensation, säger Preben Bjerregaard.
Berättelsen om Preben Bjerregaard publiceras också i jubileumsboken "Respektera din tid - 25 år med TimePlan".
