"Wir sparen eine Menge Verwaltungskosten, weil wir ein System haben, das 360 Grad abdeckt. Dienstpläne, Arbeitsverträge, Arbeitszeiten und Gehaltsabrechnungen sind sensible Themen, und TimePlan und ProLøn behalten den Überblick über all das."
Das sind die Worte von Michael B. Nielsen, einem der beiden Geschäftsführer von Djurs Sommerland in Nimtofte. Gemeinsam mit seinem Bruder Henrik übernahm er 1996 den größten Freizeitpark in Skandinavien nach ihrem Vater, wo zu diesem Zeitpunkt alle Arbeitspläne für die rund 200 Mitarbeiter in Excel-Tabellen erstellt wurden.
"Das konnten wir nicht kontrollieren. Wir brauchten ein visuelles Bild davon, wer im Laufe des Tages arbeitet und welche Kosten mit jeder Schicht verbunden sind", sagt Michael B. Nielsen.
Nach unseren Bedürfnissen gestaltet
Im Jahr 2001 entschied sich Djurs Sommerland für TimePlan zur Schichtplanung und Personalverwaltung, und gleichzeitig kam ProLøn an Bord. Das Lohn- und Gehaltssystem sollte der Struktur von TimePlan nach Abteilungen entsprechen, und es sollte eine direkte Integration geben, so dass nur eine Datenbank für beide Systeme notwendig war.
"Ich habe sowohl von TimePlan als auch von ProLøn große Flexibilität und einen hervorragenden Service erfahren. Die Einrichtung wurde nach unseren Bedürfnissen gestaltet, und die Integration zwischen den beiden Systemen hat vom ersten Tag an funktioniert", sagt Michael B. Nielsen.
In den letzten 17 Jahren haben TimePlan und ProLøn den Überblick über Mitarbeiter, Zeitpläne und Gehaltsabrechnungen für Djurs Sommerland behalten, das derzeit 650 Mitarbeiter hat. Michael B. Nielsen ist bekannt für sein Engagement und seine praktische Herangehensweise an das Tagesgeschäft und die Mitarbeiterführung. 2010 wurde er von der TV2-Jury zum besten Chef Dänemarks gewählt.
Überblick über das Tagesgeschäft
"TimePlan und ProLøn optimieren unseren Verwaltungsaufwand und verschaffen uns einen Überblick über unsere täglichen Abläufe. Wir haben einen Mitarbeiter, der die Gehaltsabrechnung für 650 Mitarbeiter verwaltet, und wir können in TimePlan Lohnbudgets erstellen und sie mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen", sagt Michael B. Nielsen.
Er betont, dass die Digitalisierung und Automatisierung von TimePlan und ProLøn im Laufe der Jahre die Personalverwaltung sicher und "extrem einfach" gemacht hat.
"Wir verwenden Jahr für Jahr die gleichen Schichtplanungsvorlagen in TimePlan und passen sie je nach Feiertagen und Besucherzahlen an. 85% unserer Mitarbeiter kommen jede Saison wieder, so dass sie ihre Arbeitsverträge in Sekundenschnelle mit der digitalen Unterschrift in TimePlan erneuern können."
Schichten zum Verkauf auf Smartphones
Wenn Djurs Sommerland die Arbeitszeitpläne freigibt, können die Mitarbeiter ihre Schichten über die Web-App von TimePlan auf ihren Smartphones und Tablets einsehen.
"Unsere Mitarbeiter können sogar Schichten auf ihren Mobiltelefonen zum Verkauf anbieten, sie können auf verfügbare Schichten bieten und sich gegenseitig Nachrichten schicken. Das spart uns unglaublich viel Zeit in der Verwaltung, und wir können viel einfacher mit unseren Mitarbeitern kommunizieren", sagt Michael B. Nielsen.
Er erklärt, dass sich ein Mitarbeiter, wenn er zu Beginn seiner Schicht an der Drachenkönig-Achterbahn ankommt, über ein TimePlan-Terminal im Informationsgebäude an- und abmeldet. TimePlan registriert alle Stunden und berücksichtigt dabei die Tarifverträge, Zulagen, Urlaub und Abwesenheit. An jedem 14. Tag wird die Zeiterfassung vom Abteilungsleiter bei Djurs Sommerland genehmigt, und der Buchhalter nimmt eine letzte Kontrolle in TimePlan vor, bevor die Arbeitsstunden mit wenigen Klicks an die Gehaltsabrechnung in ProLøn gesendet werden.
Im Jahr 2017 hatte Djurs Sommerland mit über 808.000 Gästen die höchste Besucherzahl aller Zeiten. Michael B. Nielsen geht davon aus, dass 2018 nach der Einführung der neuen Fahrgeschäfte, des Safari-Busses und der Dschungel-Rallye, genauso gut besucht sein wird.
