Sommerferien nærmer seg med hastige skritt. Med dette medfølger spørsmål om, hvorvidt man er forberedt på de utfordringene, der kan forekomme. For hvordan får man som virksomhed enderne til at nå sammen og arbejdsplanen til at gå op i en højsæson? Det er et spørsmål, vi vil forsøke å besvare i dette innlegget. Vi vil presentere muligheter for, hvordan kontinuiteten og produktiviteten kan opretholdes i virksomheden under ferieperioder. Vi vil også utfolde, hvilke muligheter TimePlan tilbyr, for å optimere din sommerferieplanlægning og samtidig sikre overholdelse af medarbejdernes rettigheder.
Rekrutterings- og onboardingstrategi
Forinden sommeren går i gang, er det vesentlig å klarlægge bedriftens rekrutteringsprosess. Dette innebærer å definere profilkrav til avløseren i stillingsopslaget om ønskede kompetencer og kvalifikationer. Samtidig skaper det mest mulige utbytte, både for avløser og virksomhet, at de første ukene er bestemt og planlagt på forhånd. Dette kan blandt andet omfatte et oplærings- og udviklingsprogram, og dermed styrke virksomhedens indsats for at fremme afløserens kompetencer.
Fordele ved sommerferieafløsere
Som virksomhed er der flere fordele ved at anvende sommerferieafløsere. Med ny arbejdskraft kan man opnå nye perspektiver i sin virksomhed, samt at afløserne kan blive potentielt fremtidige medarbejdere. Samtidig utgjør sommerferieafløsere en fleksibel arbeidskraft, der kan tilpasses virksomhedens skiftende behov i ferieperioder. Fordelene skal ses i:
- Fleksibel arbeidskraft
- Nye perspektiver
- Potensielt fremtidige medarbeidere
- Sikrer kontinuitet i den daglige driften
- Økonomiske besparelser
Rettigheter og pligter
Når sommerferieafløsere ansættes, medfører det flere forpligtelser for arbejdsgiveren med henblik på at sikre, at de rettigheder, som afløseren har, bliver overholdt. Arbejdsgiverens forpligtelser indebærer blandt andet at sikre, at afløseren får den korrekte løn, overholdelse af arbejdstidsregler, sikkert arbejdsmiljø, ferierettigheder samt ansættelseskontrakt. Det er også væsentligt i ansættelseskontrakten at sikre, at sommerferieafløseren har ordentlige opsigelsesvilkår, og at der er gjort rede for afløserens sidste arbejdsdag. Arbejdsgiverens pligter indbefatter:
- Sikre korrekt lønn
- Overholde arbejdstidsregler
- Skabe sikkert arbejdsmiljø
- Overholdte ferierettigheter
- Opplysningspligt og ansættelseskontrakt
- Tilstrækkelig oplæring
Guide til effektiv ferieplanlegging
Vi vil her guide deg gjennom til, hvordan du opnår en effektiv ferieplanlægning og udbytte af sommerferieafløsere.
Trin 1: Vurdér, i hvilke avdelinger der er behov for sommerferieafløsere
Det første trinnet i en effektiv ferieplanlegging er å vurdere, hvor der er størst behov for ekstra medarbeidere. Dette kan utføres ved å ta utgangspunkt i etterspørselsmønster og etterspørsel fra tidligere år og aflæse, i hvilke perioder der har været personalemangel. Herunder er det vesentlig at påbegynde rekrutteringen tidlig og gjerne flere måneder før sommerferieperioden går i gang. Dette trinnet kan forekomme mere håndterbart, hvis man fastholder kontakten til tidligere afløsere, som dermed kan kontaktes igen.
Trin 2: Udarbejd en onboardingplan
Utarbeid en onboardingplan med klare arbeidsprosedyrer for, når sommerferieafløseren starter. Samtidig kan tildeling av en erfaren kontaktperson sikre en effektiv oplæring og integrering i virksomheten. Dette kan også sikres gjennom plass til spørsmål og regelmessig tilbakemelding fra arbjedsgiveren. Under onboardingplanen er det viktig, at både arbeidsgivere og avløsere er indforstået med, hvilke rettigheter og retningslinjer, der er gældende. Fremvis derfor en tydelig feriepolitikk for afløsere.
Trin 3: Anvend automatiserte programvareprogrammer til å utarbeide en sommerferievagtplan
Et automatisert programvareprogram kan lette presset med å utarbeide en sommerferievagtplan. TimePlan kan generere automatiske vagtforslag basert på medarbeidernes tilgjengelighet, kompetencer samt gældende overenskomster og virksomhedspolitikker. Medarbejdere kan via appen tidsregistrere deres arbejdstid og på den måde skabe et visuelt overblik over vagtplanen.
Endeligt sikrer appen medarbejderkommunikation, som er en nødvendighed under højsæsoner og perioder med højere bemandingsbehov.
Konklusjon
Sammenfattende kan man oppnå effektiv sommerferieplanlegging gjennom identifisering av bemandingsbyrde og tidlig opstart af rekruttering. En grundig onboardingplan med klare arbeidsprosedyrer og kontaktpersoner sikrer, at sommerferieafløsere integreres tilfredsstillende og raskt. Endelig kan automatiserte softwareprogrammer som TimePlan optimere vagtplanlægningen ved at tage højde for medarbejdernes tilgængelighed, kompetencer og gældende regler, hvilket letter planlægningsbyrden og forbedrer kommunikationen på arbejdspladsen.
