XL-Centerbyg Odense A/S esitteli TimePlanin työajan kirjaamisjärjestelmän vuoden 2018 lopussa. Johto odottaa jo merkittäviä ajansäästöjä, kun tulevat työsuunnitelmat luodaan ja palkat hoidetaan. Samalla virhelähteet minimoidaan sekä johtajien että työntekijöiden tyydytykseksi.
Kuten monet muutkin rakennustuoteteollisuuden toimijat, XL-Centerbygin johto Odensessa, Tanskassa, on vuosien varrella hoitanut yrityksen työaikataulut, vapaa-ajat tilien sijasta ja lomatilit edistyneessä Excel-arkissa. Se toimi hyvin, mutta tietojen manuaalinen käsittely ei ole vain aikaa vievää osapuolille. Myös monet virhelähteet ovat havaittavissa.
Digitalisointi vähentää virhelähteitä
"On sanomattakin selvää, että joka kerta, kun työaikojen, lomien tai muiden asioiden muutos on kirjoitettava manuaalisesti, on olemassa virheiden ja väärinkäsitysten riski", sanoo pääkirjanpitäjä Leif H. Jensen, XL-Centerbyg. Mutta se ei ole vain halu minimoida virhelähteitä, mikä on saanut XL-Centerbygin ottamaan käyttöön TimePlanin, hän sanoo.
"Ensinnäkin TimePlanin avulla saamme kaikki tiedot työajasta, ylitöistä, vapaa-ajasta, lomasta jne. Se tarjoaa yleensä tehokkaamman ja ketterämmän hallintaprosessin kuin ennen, kun nämä tiedot sijaitsivat eri paikoissa. Lisäksi tietojen käsittely palkanlaskennan valmistelun yhteydessä voidaan tehdä suoraan TimePlanissa, josta voimme jatkossa lähettää tiedoston suoraan palkkajärjestelmäämme. Kaksinkertainen tietojen syöttö, jonka olemme nähneet aiemmin, katoaa siten, mikä on huomattava ja tehokas ero", Leif H. Jensen korostaa.
Sisäänrakennetut varoitukset suunnitteluvaiheessa
Rakennustuotepäällikkö Kim Thomsen yhtyy TimePlanin kehuihin. Hän huomauttaa myös, että järjestelmä auttaa muilla alueilla.
"TimePlan sytyttää varoitusvalon, jos esimerkiksi työntekijän työvuorolista ei täytä vaadittua 592 tuntia. Samalla järjestelmä voi näyttää kaavioita, jotka osoittavat, onko osastolla yli- tai alimiehitetty jonkin aikaa tai kuinka paljon palkkasumma on ollut jonkin aikaa. Tämä tarkoittaa, että pitkällä aikavälillä pystymme varmistamaan entistä kannattavamman henkilöstön liiketoiminnan työaikana sekä erikoiskampanjoiden ja lomien ympärillä", Kim Thomsen sanoo.
Rakennustuotepäällikön mukaan TimePlan varmistaa myös automaattisesti keskittymisen työehtosopimuksiin.
"Kun kaikki työehtosopimukset kirjataan TimePlaniin, järjestelmä tulee muistuttamaan, jos esimerkiksi työsuunnitelma tai vapaa-aika ei ole sovellettavien määräysten mukainen. Tämä tarkoittaa, että johdon ei enää tarvitse käyttää aikaa sen varmistamiseen, että sääntöjä noudatetaan tiukasti", hän huomauttaa.
Sovelluksen pikaesittely
Toistaiseksi vain pääkirjanpitäjä ja rakennustuotepäällikkö työskentelevät TimePlanissa. Mutta tulevaisuudessa on tarkoitus, että myymälöiden sulkemisesta yöllä vastaavalla henkilökunnalla olisi oltava pääsy päivittämään työaikataulu ennen lähtöä home illalla.
"Kun saamme tämän ominaisuuden käyttöön, se tarkoittaa, että johtaja syöttää tiedot, kun ne ovat vielä tuoreessa muistissa. Työntekijä voi käyttää TimePlan-sovellusta bussissa matkalla home töistä ja tarkista, onko hänet merkitty oikeaan työaikaan. Näin selvitämme nopeasti, onko rekisteröinnissä virheitä", Leif H. Jensen korostaa.
Kim Thomsen on samaa mieltä ja lisää samalla, että työntekijät ovat erittäin tyytyväisiä siihen, että he voivat hakea yleiskatsauksen työajastaan, lomasaldostaan, lomapäivistään ja vapaa-ajastaan yhdessä paikassa milloin tahansa.
"Yksi työntekijä on jopa alkanut pyytää lomaa suoraan sovelluksen kautta. Se on fiksua, mutta silti jotain, johon minun on totuttava", rakennustuotepäällikkö hymyilee.
Tehokas prosessi tarjosi nopean käynnistyksen
Kun XL-Centerbygin johto allekirjoitti sopimuksen ketjutoimiston kanssa TimePlaniin lisäämisestä, pääkirjanpitäjä sai käsikirjan järjestelmän käyttöönotosta.
"Käsikirja on ollut erittäin tehokas työkalu prosessissa. Siinä kuvataan tehtävät, jotka on ratkaistava ennen toteutusprosessia, sen aikana ja sen jälkeen", Leif H. Jensen toteaa.
Lisäksi pääkirjanpitäjä on erittäin tyytyväinen ketjutoimiston TimePlan-asiantuntijalta saamaansa apuun.
"HR-työntekijä on ottanut näyttöni haltuunsa useita kertoja TeamViewerin kautta ja opettanut minua omassa IT-ympäristössämme. Joten vaikka olemme istuneet Odensessa ja Aarhusissa, opetus on kohdennettu erityisesti tarpeisiini ja toiveisiini. Itse asiassa minun on vaikea havaita TimePlan-järjestelmän ja toteutusprosessin haittoja", Leif H. Jensen päättää.
Kun järjestelmä on täysin toteutettu, XL-Centerbyg Odense A/S:llä on noin 30 työntekijää TimePlanissa.
Kirjoittanut Liselotte Christensen, XL-BYG.
