"Vi sparer en masse administrationsomkostninger ved at have et system, der dækker 360 grader. Ansættelseskontrakter, ansættelsesaftaler, arbejdstider og løn er følsomme emner, og TimePlan og ProLøn holder styr på det hele."
Sådan lyder det fra Michael B. Nielsen, en af de to direktører for Djurs Sommerland i Nimtofte. Han overtog Nordens største sommerland sammen med sin bror Henrik efter deres far i 1996, og dengang blev alle vagtplaner for de cirka 200 medarbejdere lavet i Excel-regneark.
"Det kunne vi ikke kontrollere. Vi havde brug for et visuelt billede af, hvem der var på arbejde, og hvilke omkostninger der var forbundet med hver enkelt vagt i løbet af dagen", siger Michael B. Nielsen.
Designet efter vores behov
I 2001 valgte Djurs Sommerland TimePlan til vagt planlægning og HR-styring, og samtidig kom ProLøn med på vognen. Lønsystemet skulle passe til TimePlans opbygning med opdeling i afdelinger, og der skulle være direkte integration, så der kun var behov for én database til begge systemer.
“Jeg oplevede stor fleksibilitet og høj service fra både TimePlan og ProLøn. Setuppet blev designet efter vores behov, og integrationen mellem de to systemer har kørt fra dag ét,” siger Michael B Nielsen.
TimePlan og ProLøn har i de sidste 17 år holdt styr på medarbejdere, skemaer og løn for Djurs Sommerland, som i dag har 650 medarbejdere. Michael B. Nielsen er kendt for sit engagement og sin hands-on tilgang til den daglige drift og personaleledelse, og i 2010 blev han kåret som Danmarks Bedste Chef af TV2's dommerpanel.
Overblik i hverdagen
"TimePlan og ProLøn optimerer vores ledelsesbyrde og giver os et overblik over vores daglige drift. Vi har én medarbejder, der administrerer lønningerne for 650 medarbejdere, og vi kan lave lønbudgetter i TimePlan og sammenligne dem med de faktiske tal", siger Michael B. Nielsen.
Han fremhæver, at digitaliseringen og automatiseringen af TimePlan og ProLøn gennem årene har gjort personaleadministrationen i hverdagen sikker og “ekstrem nem”.
"Vi bruger de samme vagt planlægningsskabeloner år efter år i TimePlan og tilpasser dem på baggrund af helligdage og antallet af besøgende. 85 % af vores medarbejdere kommer tilbage hver sæson, så de kan forny deres ansættelseskontrakter på få sekunder med Digital Signatur i TimePlan."
Skifter til salg på smartphones
Når Djurs Sommerland frigiver deres arbejdsplaner, kan medarbejderne se deres vagter via TimePlan's webapp på deres smartphones og tablets.
"Vores medarbejdere kan endda indstille vagter til salg på deres mobiltelefoner, og de kan også byde på ledige vagter og sende beskeder til hinanden. Det sparer os utrolig meget tid i administrationen, og vi kan meget nemmere kommunikere med vores medarbejdere", siger Michael B. Nielsen.
Han forklarer, at når en medarbejder ankommer for at starte sin vagt i rutsjebanen Dragon King, logger han ind og ud via en TimePlan-terminal i informationsbygningen. TimePlan registrerer alle timer under hensyntagen til overenskomster, tillæg, ferier og fravær. Hver 14. dag godkendes tidsstempling af afdelingslederen på Djurs Sommerland, og bogholderen foretager et sidste tjek i TimePlan, inden arbejdstimerne med få klik sendes til løn i ProLøn.
I 2017 havde Djurs Sommerland den højeste besøgsfrekvens nogensinde med over 808.000 gæster. Michael B. Nielsen forventer, at 2018 bliver lige så travlt efter lanceringen af de nye forlystelser, Safaribussen og Jungle Rally.
