Amager Ressourcecenter (ARC) har lavet vagtplaner og registreret arbejdstid i TimePlan siden 2003. I dag holder driftskoordinator Robert Bruun Mariager styr på godt 100 medarbetare fordelt på 17 genbrugspladser i Storkøbenhavn. Vi har spurgt ham, vilken skillnad TimePlan gör i hverdagen - och varför han og ARC-medarbetderne fortsat er glade for løsningen efter 18 år.
Robert Bruun Mariager, hur hjälper TimePlan dig i hverdagen?
Jeg ville ikke kunne hantera så mycket personale på så många lokationer med så många typer af fravær, som jeg gör, uden at at have et system til at help mig. Da jeg startede i genbrugsafdelingen hos ARC i 2001 var der 26 genbrugsvejledere og otte genbrugspladser. I dag er vi cirka 80 genbrugsvejledere fordelt på 17 lokationer. TimePlan har håndteret denna tillväxt utan problem, og vi regner med at vokse ytterligare i de kommande år.
Vad använder du TimePlan till i dagligdagen?
Jeg opretter nye medarbejdere, afskediger opsagte medarbejdere, laver ændringer i vagtplaner og lægger langtidsplaner. När en medarbetare har ferie eller är syg, lägger jag det ind i TimePlan och flytter folk runt, så der er den mest optimala täckningen på våra genbrugspladser. En gang om måneden träkker jag data til vores lønsystem, så våra medarbetare får den rette løn til tiden.
Vad gjorde ARC innan jag fick TimePlan?
Vi lavede vagtplaner på ugebasis i et Word-skema og sendte et printet skema ud til genbrugspladserne med en ugentligt bil. Men det medførte jo stor risiko for fel. Jeg kunne komme til at skrive den samme person på to steder på den samme dag. Det var också svårt at ændre tider og bytte vagter. Jeg brugte ufatteligt mycket tid på det i løbet av en arbetsdag.
Hvornår fik I TimePlan og hvordan hørte I om det?
I 2003 søgte vi efter mjukvara för vagtplanlægning och tidsregistrering. Vi hittade tre lösningar och bjöd in folk ut, här i bland TimePlan. Svend Holm från TimePlan viste, hvordan programmet kunne hjälpa oss. Både han och programmet virkede super seriöst. Efter vi hade utvärderat de tre lösningar och valt TimePlan, kom Svend Holm ut, med tre disketter og satte systemet op.
Hur har du upplevt samarbetet med TimePlans konsulenter?
Svend Holm var vår konsulent i mange år. Så tog Rasmus Vestergaard over, da Svend gick på pension. Rasmus hjälper os med at sætte overenskomster op. Ham er vi glade för. Han er også tovholder på våra årlige ERFA-møder med andre TimePlan-brugere inden for service og transport. Vi får mycket ud af at udveksle erfaringer om vagtplaner, styring af fravær osv. med andre virksomheder.
Hur har TimePlan gjort jeres medarbejderes medarbejderes hverdag lettere?
Vi har löpande tilføjet flera nya funktioner för vår installation. En, vi er mycket glade for, er TimePlan WebApp'en. Her kan genbrugsvejledere og driftsoperatører se deres vagtplaner, feriesaldo, afspadseringskonto og SH-tid. De kan godkende registrede arbejdstider, ta ledige vagter, m.m. på deras telefon.
Varför är TimePlan ett viktigt verktyg för dig och ARC?
Fordi TimePlan holder styr på våra överenskomster och sørger för att alla medarbetare får den rätta tillägg och den rätta lönen. Vi har sex overenskomster, bland annat för seniorer, folk i fleksjob og timelønnede. Det är genialt, at TimePlan styrer tillæggene i förhållande till arbete på forskudt tid og i weekender. När du arbetar på en helligdag, får du en dag ind på din SH-konto. Detta ville vara superkomplicerat at holde styr på i Word eller Excel.
Vad är framtiden för ARC och TimePlan?
ARC har hemtaget några kontrakter i förhållande till at indsamle affald i kommunerne. Dette medfører, at der skal ansættes cirka 350 nye skraldemænd M/K. Afdelingen, som skal stå for denne opgave, har også valgt TimePlan som deres styringsværktøj. Så i alt vil vi om et års tid have ca. 450-500 medarbetare i TimePlan.
Vill du rekommendera TimePlan för andra?
Ja, helt klart. Jeg har for nyligt talt med to andre affaldsselskaber, der var på udkig efter en ny lösning. De rakte ud til mig som referenceperson. Jeg sagde til dem, at jeg ikke har fundet noget, der er bedre end TimePlan de senaste 18 år. Jeg har løbende fulgt med i, hvad der sker med andre systemer og også testet et par stykker. Men TimePlan er stadig den bedste lösning for os.
