TimePlan ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Mitä yleinen tietosuoja-asetus tarkoittaa TimePlanin asiakkaille?
Paljon puhuttu EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) tuli voimaan 25. toukokuuta 2018. Tässä on yleiskatsaus siitä, mitä uudet säännöt merkitsevät sinulle TimePlan-asiakkaana ja miten ne vaikuttavat TimePlan Software A/S -ohjelmistoon.
TimePlan Software A/S käsittelee henkilöstön hallinnollisia tietoja. Siksi keskitymme vain palkka- ja henkilöstötehtäviin liittyviin henkilötietoihin, vaikka EU GDPR sisältää monia muita näkökohtia.
Olemme tehneet yleiskatsauksen tärkeimmistä kysymyksistä ja vastauksista, jotka liittyvät TimePlan Softwaren asiakkaiden tietojenkäsittelysopimuksiin, tietojen tallentamiseen ja tietojen käyttöön.
Kysymyksiä ja vastauksia
1. Mitkä ovat suurimmat ja tärkeimmät muutokset eu:n henkilöstöhallinnossa GDPR?
Uusi EU GDPR sisältää merkittäviä uusia vaatimuksia dokumentoinnille henkilötietojen käsittelyssä ja taustalla olevat odotukset vastuuvelvollisuuden lisääntymisestä henkilötietojen käsittelyssä. Tärkeimpiä kohtia ovat uudet dokumentaatiovaatimukset, oivallukset, tietojenkäsittelysopimukset ja työntekijöiden koulutus. Yrityksenä meidän on pystyttävä dokumentoimaan, että henkilötietoja käsitellään laillisesti ja säilytetään turvallisesti, mukaan lukien missä, miten ja miksi säilytämme henkilötietoja ja kenellä on pääsy tietoihin.
TimePlan Software A/S toimii yhteistyössä asiakkaidemme omien sisäisten käsittelyprosessien kanssa varmistaen, että tiedot tallennetaan turvallisesti rajoitetulla pääsyllä. Työntekijöille, jotka tarvitsevat pääsyn tietoihin, annetaan yksilölliset käyttäjän tunnistetiedot, jotka on suojattu salasanalla.
2. Missä TimePlan Software A/S säilyttää asiakkaiden henkilötietoja?
Riippuen yksittäisen asiakkaan kanssa tehdystä sopimuksesta, säilytämme asiakkaidemme henkilötietoja Tanskassa.
3. Kenellä on pääsy TimePlan-asiakkaiden henkilötietoihin?
Vain TimePlan Software A/S:n asianomaisilla työntekijöillä on pääsy TimePlan-asiakkaiden henkilötietoihin. Työntekijämme ovat koulutettuja ja ymmärtävät henkilötietojen käsittelyn arkaluonteisuuden, ja heitä koskee luonnollisesti vaitiolovelvollisuus. Pääsy tietoihin on "need to know" -periaatteella ja ainoastaan meidän ja asiakkaan välisen sopimuksen yhteydessä tuki-, ylläpito- ja päivitystarkoituksiin.
4. Mitä muutoksia TimePlaniin tehdään uuden henkilötietoasetuksen vuoksi?
Uuden asetuksen perusteella TimePlaniin on tehty seuraavat muutokset ennen 1. toukokuuta 2018:
1. Tehostettu käyttäjien salasanojen hallinta.
2. Tietokannan kenttien salaus, jos ne on merkitty henkilökohtaisiksi.
3. Mahdollisuus poistaa tietoja valittujen kriteerien perusteella.
4. Tietojen poistaminen valittujen kriteerien perusteella. Raportti käyttöoikeusprofiileista.
5. Käyttäjäoikeusraportti.
6. Henkilökohtaisten kenttien hallinta tulosteissa.
5. Saanko TimePlan-asiakkaana automaattisesti uuden tietojenkäsittelysopimuksen?
Kyllä. Tiimimme on laatinut ajantasaiset tietojenkäsittelysopimukset, jotka kaikki asiakkaamme saavat ennen GDPR voimaantuloa. Uudet tietojenkäsittelysopimukset täyttävät kaikki EU:n GDPR vaatimukset, joten sinulla on tarvittavat asiakirjat valmiina, jos joskus tarvitset ulkopuolisen viranomaisen vahvistusta.
Tarvittavien teknisten ja organisatoristen turvatoimien optimaalisen ja dokumentoitavan noudattamisen varmistamiseksi tarvitaan sisällytetty ja validoitu tiukkuus. Varmistamme tämän käyttämällä omaa sopimustamme ja ISAE 3402 -lausuntoa, jotta sinä asiakkaana tiedät, että työntekijämme todella noudattavat standardeja. Se voidaan siten dokumentoida ja linkittää yrityksesi omaan sääntelykehyksen noudattamiseen.
6. Mikä TimePlan-versio sisältää uusimmat GDPR muutokset?
TimePlan-versio 7, joka on uusin käyttöversio, sisältää automaattisesti uusimmat GDPR muutokset. Jos TimePlan-asiakkaana et ole vielä päivittänyt versiota 7, tämä on yksi sen eduista.
Onko sinulla muita KYSYMYKSIÄ EU:sta GDPR ja TimePlan?
Ota yhteyttä TimePlan-konsultti Ulrik Willumsgaardiin, puhelin +45 9840 2020 tai ucw@timeplan-software.com.
TimePlan-tuki
Asiakkaana sinulla on pääsy TimePlan-tukeen maanantaista torstaihin alkaen. 07:30 – 16:30 CET ja perjantaisin klo 7.30–16.00 CET.
Voit ottaa yhteyttä tukeen puhelimitse ja online-tukijärjestelmämme JIRA Service Deskin kautta, jossa kaikki kyselyt tallennetaan ja suoritetaan.
TimePlan-tuki pyrkii tarjoamaan sekä ammattimaista että henkilökohtaista palvelua, joten TimePlan-asiakkaana voit saada vastauksia kysymyksiisi nopeasti ja jatkaa Työvuorosuunnittelu, aikarekisteröinti ja Työsuhdetiedot TimePlanissa.
