XL-Centerbyg Odense A/S införde TimePlan tidsregistreringssystem i slutet av 2018. Ledningen förväntar sig redan nu betydande tidsbesparingar när framtida arbetsplaner skapas och löner körs. Samtidigt minimeras felkällorna till både chefers och anställdas belåtenhet.

Precis som många andra inom byggproduktindustrin har ledningen på XL-Centerbyg i Odense, Danmark, under åren hanterat företagets arbetsscheman, konton för ledighet och semesterkonton i ett avancerat Excel-ark. Det fungerade bra, men den manuella hanteringen av data är inte bara tidskrävande för de inblandade parterna. De många felkällorna är också märkbara.

Digitalisering minskar felkällorna

"Det säger sig självt att varje gång en ändring av arbetstider, semestrar eller annat måste skrivas in manuellt finns det en risk för fel och missförstånd", säger Leif H. Jensen, chefsrevisor på XL-Centerbyg. Men det är inte bara önskan att minimera felkällor som har fått XL-Centerbyg att införa TimePlan, säger han.

"Först och främst får vi med TimePlan all data om arbetstid, övertid, ledighet, semester osv. på ett och samma ställe. Det ger generellt sett en effektivare och smidigare hanteringsprocess än tidigare, då dessa uppgifter fanns på olika ställen. Dessutom kan behandlingen av uppgifter i samband med utarbetandet av lönelistan göras direkt i TimePlan, varifrån vi i framtiden kan skicka en fil direkt till vårt lönesystem. Dubbel datainmatning, som vi tidigare har sett, försvinner därmed, vilket är en märkbar och effektiv skillnad", betonar Leif H. Jensen.

Inbyggda varningar i planeringsfasen

Construction Products Manager Kim Thomsen håller med om lovorden för TimePlan. Han påpekar också att systemet hjälper till på andra områden.

"TimePlan tänder en 'varningslampa' om t.ex. en anställds arbetsschema inte uppfyller kraven på 592 timmar. Samtidigt kan systemet visa grafer som visar om en avdelning är överbemannad eller underbemannad under en period eller hur mycket lönekostnaden har varit under en period. Detta innebär att vi på lång sikt kommer att kunna säkra en ännu mer lönsam bemanning av verksamheten under kontorstid samt kring speciella kampanjer och helgdagar, säger Kim Thomsen.

Enligt Construction Products Manager säkerställer TimePlan också automatiskt fokus på kollektivavtalen.

"När alla kollektivavtal är inlagda i TimePlan kommer systemet med påminnelser om till exempel en arbetsplan eller ledighet inte följer gällande bestämmelser. Detta innebär att ledningen inte längre behöver lägga ner tid på att se till att reglerna följs strikt", påpekar han.

Snabb översikt över appen

Hittills är det bara chefsbokföraren och byggproduktchefen som arbetar i TimePlan. Men i framtiden är det tänkt att den personal som ansvarar för att stänga butikerna på kvällen ska ha tillgång till att uppdatera arbetsschemat innan de lämnar home på kvällen.

"När vi får den här funktionen implementerad innebär det att chefen matar in uppgifterna medan de fortfarande är färska i hans eller hennes minne. Den anställde kan komma åt TimePlan-appen på bussen på väg home från jobbet och kontrollera om hon har noterats för rätt arbetstid. På så sätt får vi snabbt reda på om det finns fel i registreringen, betonar Leif H. Jensen.

Kim Thomsen håller med och tillägger samtidigt att de anställda är mycket nöjda med att de när som helst kan få en översikt över sin arbetstid, semesterbalans, semesterdagar och ledighet på ett ställe.

"En anställd har till och med börjat begära semester direkt via appen. Det är smart, men fortfarande något jag måste vänja mig vid", ler Construction Products Manager.

Den effektiva processen gav en snabb uppstart

När XL-Centerbygs ledning skrev under ett kontrakt med kedjekontoret för att få tillgång till TimePlan fick huvudbokföraren en handbok för införandet av systemet.

"Handboken har varit ett mycket effektivt verktyg i processen. Den beskriver de uppgifter som måste lösas före, under och efter genomförandeprocessen", konstaterar Leif H. Jensen.

Dessutom är chefsrevisorn mycket nöjd med den hjälp han fått av kedjekontorets TimePlan-expert.

"HR-medarbetaren har tagit över min skärm flera gånger via TeamViewer och undervisat mig i vår egen IT-miljö. Så även om vi har suttit i Odense respektive Århus har undervisningen varit specifikt inriktad på mina behov och önskemål. Jag har faktiskt svårt att se några nackdelar med TimePlan-systemet och genomförandeprocessen", avslutar Leif H. Jensen.

När systemet är helt implementerat kommer XL-Centerbyg Odense A/S att ha cirka 30 anställda i TimePlan.

Av Liselotte Christensen, XL-BYG.