XL-Centerbyg Odense A/S introduserte TimePlan-tidsregistreringssystemet i slutten av 2018. Ledelsen forventer allerede betydelige tidsbesparelser når fremtidige arbeidsplaner lages og lønn kjøres. Samtidig minimeres feilkilder til både ledere og ansattes tilfredshet.

I likhet med mange andre i byggevarebransjen har ledelsen ved XL-Centerbyg i Odense, Danmark gjennom årene håndtert selskapets arbeidsplaner, avspaseringsregnskap og ferieregnskap i et avansert Excel-ark. Det fungerte fint, men den manuelle håndteringen av data er ikke bare tidkrevende for de involverte partene. De mange feilkildene er også merkbare.

Digitalisering reduserer feilkilder

– Det sier seg selv at hver gang en endring i arbeidstid, ferier eller andre ting skal skrives manuelt, er det fare for feil og misforståelser, sier regnskapssjef Leif H. Jensen, XL-Centerbyg. Men det er ikke bare ønsket om å minimere feilkilder som har fått XL-Centerbyg til å innføre TimePlan, sier han.

«For det første, med TimePlan samler vi alle data om arbeidstid, overtid, avspasering, ferie osv. på ett sted. Det gir generelt en mer effektiv og smidig styringsprosess enn før, da disse dataene var lokalisert på forskjellige steder. I tillegg kan behandling av data i forbindelse med utarbeidelse av lønn gjøres direkte i TimePlan, hvorfra vi i fremtiden kan sende en fil direkte til vårt lønnssystem. Dobbel dataregistrering, som vi har sett tidligere, forsvinner dermed, noe som er en merkbar og effektiv forskjell, understreker Leif H. Jensen.

Innebygde varsler i planleggingsfasen

Byggevaresjef Kim Thomsen er enig i ros fra TimePlan. Han påpeker også at systemet hjelper på andre områder.

«TimePlan tenner et 'varsellys' hvis for eksempel en ansatts arbeidsplan ikke oppfyller de nødvendige 592 timene. Samtidig kan systemet vise grafer som viser om en avdeling er overbemannet eller underbemannet i en periode eller hvor mye lønnssummen har vært i en periode. Det betyr at vi på sikt vil kunne sikre enda mer lønnsom bemanning av virksomheten i arbeidstiden, samt rundt spesielle kampanjer og høytider, sier Kim Thomsen.

Ifølge Byggevaresjefen sørger TimePlan også automatisk for fokus på tariffavtalene.

«Når alle tariffavtaler er inngått i TimePlan, kommer systemet med påminnelser, hvis for eksempel en arbeidsplan eller avspasering ikke er i samsvar med gjeldende regelverk. Det betyr at ledelsen ikke lenger trenger å bruke tid på å sørge for at reglene blir strengt fulgt, påpeker han.

Rask oversikt over appen

Foreløpig er det kun regnskapssjef og byggevaresjef som jobber i TimePlan. Men i fremtiden er det meningen at personalet som er ansvarlig for å stenge butikkene om natten skal ha tilgang til å oppdatere arbeidsplanen før avreise home om kvelden.

«Når vi får implementert denne funksjonen, betyr det at lederen legger inn dataene mens de fortsatt er ferske i minnet hans eller hennes. Den ansatte får tilgang til TimePlan-appen på bussen underveis home fra jobb og sjekke om hun er notert for riktig arbeidstid. På denne måten finner vi raskt ut om det er feil i registreringen, understreker Leif H. Jensen.

Kim Thomsen er enig, og legger samtidig til at de ansatte er svært fornøyde med at de til enhver tid kan hente oversikt over arbeidstid, feriesaldo, feriedager og avspasering på ett sted.

«En ansatt har til og med begynt å be om ferie direkte gjennom appen. Det er smart, men likevel noe jeg må venne meg til, smiler byggevaresjefen.

Den effektive prosessen ga en rask oppstart

Da XL-Centerbygs ledelse signerte kontrakt med Kjedekontoret om å bli lagt til TimePlan, fikk regnskapssjef en manual for implementering av systemet.

«Manualen har vært et veldig effektivt verktøy i prosessen. Den beskriver oppgavene som må løses før, under og etter implementeringsprosessen, sier Leif H. Jensen.

I tillegg er regnskapssjefen også godt fornøyd med hjelpen han har fått av Kjedekontorets TimePlan-ekspert.

«HR-medarbeideren har tatt over skjermen min flere ganger via TeamViewer og lært meg i vårt eget IT-miljø. Så selv om vi har sittet i henholdsvis Odense og Aarhus, har undervisningen vært spesifikt målrettet mine behov og ønsker. Faktisk synes jeg det er vanskelig å se noen ulemper med TimePlan-systemet og implementeringsprosessen, avslutter Leif H. Jensen.

Når systemet er fullt implementert vil XL-Centerbyg Odense A/S ha ca. 30 ansatte i TimePlan.

Av Liselotte Christensen, XL-BYG.