I 1995 fikk Preben Bjerregaard nok av rotete Excel-regneark og kompliserte ansettelsesregler. Det måtte være en enklere måte å planlegge på vakter for 60 ansatte fordelt på fem avdelinger. Derfor tok han kontakt med vennen Henrik Baasch, og det viste seg at han hadde rett.
«Det var ekstremt tidkrevende å lage tidsplaner for 60 ansatte i Excel. Oversikten var ikke-eksisterende, feilkildene utallige, og administrasjonsbelastningen veldig stor rundt månedslønnen, sier Preben Bjerregaard, som var direktør for inspirasjon i Aalborg, Danmark den gang.
Derfor tok han kontakt med vennen Henrik Baasch, som drev IT-selskapet, Erhvervsservice Nord. Henrik Baasch ønsket ideen om å utvikle et IT-system for personalledelse velkommen. Sammen med programvareutvikler Knud Riishøjgaard begynte de å lage det vi nå kjenner som TimePlan.
TimePlan gjorde hverdagen enklere
«Vi jobbet non-stop i to måneder. Vi satt foran datamaskinen 18 timer i døgnet, minnes Preben Bjerregaard.
Det ferdige produktet TimePlan revolusjonerte butikkenes arbeidshverdag. Programmet ga arbeidsgiver en visuell oversikt og arbeidstakeren en klar arbeidsplan 16 uker frem i tid.
«Vi sparte kostnader i budsjettet vårt og hadde mer fornøyde ansatte. TimePlan gjorde hverdagen vår så mye enklere, sier Preben Bjerregaard, som fortsetter å bruke TimePlan i dag som senterleder ved Aalborg Storcenter kjøpesenter.
Et verktøy under Covid-19
Våren 2020 tok TimePlan på seg enda en ny rolle for brukerne i Aalborg Storcenter da Covid-19 rammet Danmark. Pandemien førte til en midlertidig nedstengning av butikker, restauranter og kjøpesentre og dermed nye behov for tidsregistrering og dokumentasjon.
«TimePlan har vært et troverdig verktøy under Covid-19. Butikkene har registrert fravær enkelt og korrekt — om de ansatte har tatt ferie, blitt sendt home eller har vært sykemeldt. Takket være historiske data fra vaktlister og tidsregistrering i TimePlan har butikkene kunnet dokumentere hvor mange ansatte som vanligvis er på jobb. Data fra TimePlan har dannet grunnlaget for søknader om lønnskompensasjon, sier Preben Bjerregaard.
Historien om Preben Bjerregaard er også publisert i jubileumsboken «Respekter din tid – 25 år med TimePlan» .
