Vuonna 1995 Preben Bjerregaard sai tarpeekseen sotkuisista Excel-laskentataulukoista ja monimutkaisista työsäännöistä. Piti olla helpompi tapa suunnitella työvuoroja 60 työntekijälle viidellä osastolla. Siksi hän otti yhteyttä ystäväänsä Henrik Baaschiin ja, kuten käy ilmi, hän oli oikeassa.
"Oli erittäin aikaa vievää luoda aikatauluja 60 työntekijälle Excelissä. Yleiskatsaus oli olematon, virheiden lähteitä oli lukemattomia ja hallinnon kuormitus oli erittäin raskasta kuukausittaisen palkkasumman ympärillä", sanoo Preben Bjerregaard, joka oli tuolloin Tanskan Aalborgin inspiraatiojohtaja.
Siksi hän otti yhteyttä ystäväänsä Henrik Baaschiin, joka johti IT-yritystä Erhvervsservice Nordia. Henrik Baasch suhtautui myönteisesti ajatukseen it-järjestelmän kehittämisestä työvoiman hallintaa varten. Yhdessä ohjelmistokehittäjä Knud Riishøjgaardin kanssa he alkoivat luoda sitä, mitä tunnemme nyt nimellä TimePlan.
TimePlan helpottaa arkea
"Työskentelimme tauotta kaksi kuukautta. Istuimme tietokoneen ääressä 18 tuntia päivässä", Preben Bjerregaard muistelee.
Valmis TimePlan mullisti myymälöiden työpäivän. Ohjelma antoi työnantajalle visuaalisen yleiskuvan ja työntekijälle selkeän työaikataulun 16 viikkoa eteenpäin.
"Säästimme kustannuksissa budjetissamme ja meillä oli onnellisempia työntekijöitä. TimePlan helpotti arkeamme huomattavasti", sanoo Preben Bjerregaard, joka jatkaa TimePlanin käyttöä Aalborg Storcenter -kauppakeskuksen Centre Managerina.
Työkalu Covid-19: n aikana
Keväällä 2020 TimePlan otti Aalborg Storcenterin käyttäjille vielä uuden roolin, kun Covid-19 iski Tanskaan. Pandemia johti kauppojen, ravintoloiden ja ostoskeskusten väliaikaiseen sulkemiseen ja siten uusiin tarpeisiin ajan rekisteröinnille ja dokumentoinnille.
"TimePlan on ollut uskottava työkalu Covid-19:n aikana. Kaupat ovat rekisteröineet poissaolot helposti ja oikein – ovatko työntekijät pitäneet lomia, lähetetty home tai ollut sairauslomalla. Työvuorolistojen historiatietojen ja TimePlanin aikarekisteröinnin ansiosta myymälät ovat pystyneet dokumentoimaan, kuinka monta työntekijää yleensä on töissä. TimePlanin tiedot ovat muodostaneet perustan palkkakorvaushakemuksille", Preben Bjerregaard sanoo.
Preben Bjerregaardin tarina julkaistaan myös juhlakirjassa "Ajan kunnioittaminen – 25 vuotta TimePlanin avulla".
