1995 hatte Preben Bjerregaard genug von unübersichtlichen Excel-Tabellen und komplizierten Beschäftigungsregeln. Es musste einen einfacheren Weg geben, um Schichten für 60 Mitarbeiter in fünf Abteilungen zu planen. Deshalb wandte er sich an seinen Freund Henrik Baasch, und wie sich herausstellte, hatte er Recht.
"Es war extrem zeitaufwändig, Pläne für 60 Mitarbeiter in Excel zu erstellen. Die Übersicht war nicht gegeben, die Fehlerquellen unzählig und der Verwaltungsaufwand für die monatliche Gehaltsabrechnung sehr hoch", sagt Preben Bjerregaard, der damals Direktor von Inspiration in Aalborg, Dänemark, war.
Deshalb wandte er sich an seinen Freund Henrik Baasch, der das IT-Unternehmen Erhvervsservice Nord leitete. Henrik Baasch begrüßte die Idee, ein IT-System für das Workforce Management zu entwickeln. Gemeinsam mit dem Softwareentwickler Knud Riishøjgaard begannen sie mit der Entwicklung dessen, was wir heute als TimePlan kennen.
TimePlan hat den Alltag erleichtert
"Wir haben zwei Monate lang ununterbrochen gearbeitet. Wir saßen 18 Stunden am Tag vor dem Computer", erinnert sich Preben Bjerregaard.
Das fertige Produkt TimePlan revolutionierte den Arbeitsalltag der Geschäfte. Das Programm gab dem Arbeitgeber einen visuellen Überblick und dem Arbeitnehmer einen klaren Arbeitsplan für 16 Wochen im Voraus.
"Wir sparten Kosten in unserem Budget und hatten zufriedenere Mitarbeiter. TimePlan hat uns den Alltag sehr erleichtert", sagt Preben Bjerregaard, der TimePlan auch heute noch als Center Manager im Einkaufszentrum Aalborg Storcenter einsetzt.
Ein Werkzeug während Covid-19
Im Frühjahr 2020 übernahm TimePlan eine neue Rolle für die Nutzer im Aalborg Storcenter, als Covid-19 Dänemark heimsuchte. Die Pandemie führte zu einer vorübergehenden Schließung von Geschäften, Restaurants und Einkaufszentren und damit zu neuen Anforderungen an die Zeiterfassung und -dokumentation.
"TimePlan war ein glaubwürdiges Werkzeug während Covid-19. Die Filialen haben die Abwesenheiten einfach und korrekt registriert - egal ob die Mitarbeiter Urlaub genommen haben, auf home waren oder krankgeschrieben waren. Dank der historischen Daten aus den Dienstplänen und der Zeiterfassung in TimePlan konnten die Filialen dokumentieren, wie viele Mitarbeiter normalerweise am Arbeitsplatz sind. Die Daten aus TimePlan bildeten die Grundlage für Anträge auf Lohnausgleich", sagt Preben Bjerregaard.
Die Geschichte von Preben Bjerregaard ist auch in dem Jubiläumsbuch "Respekt vor der Zeit - 25 Jahre TimePlan" veröffentlicht.
