XL-Centerbyg Odense A/S hat Ende 2018 das Zeiterfassungssystem TimePlan eingeführt. Die Geschäftsleitung erwartet bereits jetzt erhebliche Zeiteinsparungen bei der Erstellung zukünftiger Arbeitspläne und der Lohnabrechnung. Gleichzeitig werden Fehlerquellen zur Zufriedenheit von Führungskräften und Mitarbeitern minimiert.
Wie viele andere in der Bauprodukteindustrie hat die Geschäftsleitung von XL-Centerbyg in Odense, Dänemark, über Jahre hinweg die Arbeitszeitpläne, Freizeitausgleichskonten und Urlaubskonten des Unternehmens in einer erweiterten Excel-Tabelle verwaltet. Das hat gut funktioniert, aber die manuelle Bearbeitung der Daten ist nicht nur zeitaufwändig für die Beteiligten. Auch die vielen Fehlerquellen sind spürbar.
Digitalisierung reduziert Fehlerquellen
"Es versteht sich von selbst, dass jedes Mal, wenn eine Änderung der Arbeitszeiten, des Urlaubs oder anderer Dinge manuell eingegeben werden muss, die Gefahr von Fehlern und Missverständnissen besteht", sagt Chefbuchhalter Leif H. Jensen von XL-Centerbyg. Aber es ist nicht nur der Wunsch, Fehlerquellen zu minimieren, der XL-Centerbyg zur Einführung von TimePlan veranlasst hat, sagt er.
"Zunächst einmal erhalten wir mit TimePlan alle Daten über Arbeitszeiten, Überstunden, Freizeitausgleich, Urlaub usw. an einem Ort. Dies ermöglicht im Allgemeinen einen effizienteren und agileren Verwaltungsprozess als zuvor, als diese Daten an verschiedenen Orten lagen. Darüber hinaus kann die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit der Erstellung der Gehaltsabrechnung direkt in TimePlan erfolgen, von wo aus wir in Zukunft eine Datei direkt an unser Gehaltsabrechnungssystem senden können. Die doppelte Dateneingabe, die wir in der Vergangenheit erlebt haben, entfällt damit, was ein spürbarer und effizienter Unterschied ist", betont Leif H. Jensen.
Eingebaute Warnungen in der Planungsphase
Kim Thomsen, Construction Products Manager, stimmt dem Lob für TimePlan zu. Er weist auch darauf hin, dass das System in anderen Bereichen hilft.
"TimePlan leuchtet ein 'Warnlicht' auf, wenn zum Beispiel die Arbeitszeit eines Mitarbeiters nicht den erforderlichen 592 Stunden entspricht. Gleichzeitig kann das System grafisch darstellen, ob eine Abteilung in einem bestimmten Zeitraum über- oder unterbesetzt ist oder wie hoch die Lohnsumme in einem bestimmten Zeitraum war. Das bedeutet, dass wir langfristig in der Lage sein werden, eine noch rentablere Personalbesetzung während der Geschäftszeiten sowie bei Sonderaktionen und an Feiertagen sicherzustellen", sagt Kim Thomsen.
TimePlan sorgt laut dem Construction Products Manager auch automatisch für die Einhaltung der Tarifverträge.
"Wenn alle Tarifverträge in TimePlan eingegeben sind, mahnt das System, wenn zum Beispiel ein Arbeitsplan oder Freizeitausgleich nicht den geltenden Vorschriften entspricht. Das bedeutet, dass das Management keine Zeit mehr aufwenden muss, um sicherzustellen, dass die Regeln strikt eingehalten werden", betont er.
Kurzer Überblick über die App
Bislang arbeiten nur der Hauptbuchhalter und der Bauproduktmanager in TimePlan. Künftig sollen aber auch die Mitarbeiter, die für den nächtlichen Ladenschluss zuständig sind, Zugang haben, um den Arbeitsplan zu aktualisieren, bevor sie abends home verlassen.
"Wenn wir diese Funktion implementieren, bedeutet das, dass der Manager die Daten eingibt, während sie noch frisch in seinem Gedächtnis sind. Die Mitarbeiterin kann im Bus auf dem Weg von der Arbeit auf die TimePlan-App zugreifen home und überprüfen, ob sie für die richtige Arbeitszeit eingetragen wurde. Auf diese Weise finden wir schnell heraus, ob es Fehler bei der Erfassung gibt", betont Leif H. Jensen.
Kim Thomsen stimmt dem zu und fügt gleichzeitig hinzu, dass die Mitarbeiter sehr froh darüber sind, dass sie jederzeit an einem Ort einen Überblick über ihre Arbeitszeit, ihren Urlaubssaldo, ihre Urlaubstage und ihre Freizeitausgleiche abrufen können.
"Ein Mitarbeiter hat sogar begonnen, seinen Urlaub direkt über die App zu beantragen. Das ist schlau, aber etwas, an das ich mich noch gewöhnen muss", lächelt der Construction Products Manager.
Das effektive Verfahren ermöglichte eine schnelle Inbetriebnahme
Als die Geschäftsführung von XL-Centerbyg einen Vertrag mit dem Chain Office unterzeichnete, um in TimePlan aufgenommen zu werden, erhielt der Hauptbuchhalter ein Handbuch für die Implementierung des Systems.
"Das Handbuch war ein sehr effektives Hilfsmittel in diesem Prozess. Es beschreibt die Aufgaben, die vor, während und nach dem Umsetzungsprozess gelöst werden müssen", erklärt Leif H. Jensen.
Darüber hinaus ist der Hauptbuchhalter sehr zufrieden mit der Hilfe, die er vom TimePlan-Experten des Chain Office erhalten hat.
"Der HR-Mitarbeiter hat mehrmals über TeamViewer meinen Bildschirm übernommen und mich in unserer eigenen IT-Umgebung unterrichtet. Obwohl wir also jeweils in Odense und Aarhus saßen, war der Unterricht speziell auf meine Bedürfnisse und Wünsche ausgerichtet. Tatsächlich fällt es mir schwer, irgendwelche Nachteile des TimePlan-Systems und des Implementierungsprozesses auszumachen", fasst Leif H. Jensen zusammen.
Wenn das System vollständig implementiert ist, wird XL-Centerbyg Odense A/S ca. 30 Mitarbeiter in TimePlan haben.
Von Liselotte Christensen, XL-BYG.
