XL-Centerbyg Odense A/S introducerede tidsregistreringssystemet TimePlan i slutningen af 2018. Ledelsen forventer allerede nu betydelige tidsbesparelser, når der fremover skal oprettes arbejdsplaner og køres lønninger. Samtidig minimeres fejlkilderne til glæde for både ledere og medarbejdere.

Som mange andre i byggevarebranchen har ledelsen i XL-Centerbyg i Odense gennem årene håndteret virksomhedens arbejdstidsplaner, afspadseringskonti og ferieregnskaber i et avanceret Excel-ark. Det fungerede fint, men den manuelle håndtering af data er ikke kun tidskrævende for de involverede parter. De mange fejlkilder er også mærkbare.

Digitalisering reducerer fejlkilderne

"Det siger sig selv, at hver gang en ændring af arbejdstider, ferie eller andet skal indtastes manuelt, er der risiko for fejl og misforståelser," siger regnskabschef Leif H. Jensen, XL-Centerbyg. Men det er ikke kun ønsket om at minimere fejlkilderne, der har fået XL-Centerbyg til at indføre TimePlan, fortæller han.

"Først og fremmest får vi med TimePlan alle data om arbejdstid, overarbejde, afspadsering, ferie osv. samlet ét sted. Det giver generelt en mere effektiv og smidig ledelsesproces end tidligere, hvor disse data lå forskellige steder. Desuden kan behandlingen af data i forbindelse med udarbejdelsen af lønsedlen ske direkte i TimePlan, hvorfra vi fremover kan sende en fil direkte til vores lønsystem. Dobbelt indtastning af data, som vi tidligere har oplevet, forsvinder dermed, hvilket er en mærkbar og effektiv forskel", understreger Leif H. Jensen.

Indbyggede advarsler i planlægningsfasen

Construction Products Manager Kim Thomsen er enig i roserne af TimePlan. Han påpeger også, at systemet hjælper på andre områder.

"TimePlan tænder en 'advarselslampe', hvis f.eks. en medarbejders arbejdstidsplan ikke opfylder de krævede 592 timer. Samtidig kan systemet vise grafer, der angiver, om en afdeling er over- eller underbemandet i en periode, eller hvor meget lønsummen har været i en periode. Det betyder, at vi på sigt vil kunne sikre en endnu mere rentabel bemanding af forretningen i åbningstiden samt omkring særlige kampagner og helligdage," siger Kim Thomsen.

Ifølge byggeproduktchefen sikrer TimePlan også automatisk fokus på overenskomster.

"Når alle overenskomster er indtastet i TimePlan, kommer systemet med påmindelser, hvis f.eks. en arbejdsplan eller afspadsering ikke er i overensstemmelse med gældende regler. Det betyder, at ledelsen ikke længere behøver at bruge tid på at sikre, at reglerne overholdes nøje", påpeger han.

Hurtigt overblik over appen

Indtil videre er det kun regnskabschefen og byggeproduktchefen, der arbejder i TimePlan. Men i fremtiden er det hensigten, at de medarbejdere, der er ansvarlige for lukningen af butikkerne om aftenen, skal have adgang til at opdatere arbejdsplanen, inden de forlader home om aftenen.

"Når vi får denne funktion implementeret, betyder det, at lederen indtaster dataene, mens de stadig er friske i hans eller hendes hukommelse. Medarbejderen kan tilgå TimePlan-appen i bussen på vej home fra arbejde og kontrollere, om hun er blevet noteret for den korrekte arbejdstid. På den måde finder vi hurtigt ud af, om der er fejl i registreringen", understreger Leif H. Jensen.

Kim Thomsen er enig og tilføjer samtidig, at medarbejderne er meget glade for, at de til enhver tid kan få et overblik over deres arbejdstid, feriesaldo, feriedage og afspadsering på ét sted og til enhver tid.

"En medarbejder er endda begyndt at anmode om ferie direkte via appen. Det er smart, men stadig noget, jeg skal vænne mig til," smiler Construction Products Manager.

Den effektive proces gav en hurtig opstart

Da XL-Centerbygs ledelse underskrev en kontrakt med kædekontoret om at blive optaget i TimePlan, modtog regnskabschefen en manual for implementeringen af systemet.

"Håndbogen har været et meget effektivt redskab i processen. Den beskriver de opgaver, der skal løses før, under og efter implementeringsprocessen," siger Leif H. Jensen.

Desuden er regnskabschefen også meget tilfreds med den hjælp, han har fået fra kædekontorets TimePlan-ekspert.

"HR-medarbejderen har flere gange overtaget min skærm via TeamViewer og undervist mig i vores eget it-miljø. Så selvom vi har siddet henholdsvis i Odense og Aarhus, har undervisningen været specifikt rettet mod mine behov og ønsker. Faktisk har jeg svært ved at få øje på nogen ulemper ved TimePlan-systemet og implementeringsprocessen," slutter Leif H. Jensen.

Når systemet er fuldt implementeret, vil XL-Centerbyg Odense A/S have ca. 30 medarbejdere i TimePlan.

Af Liselotte Christensen, XL-BYG.